02. jul 2021

Entreprenørfirmaet Aarsleff får fuldt overblik over projektdata med WorkPoint

Med implementeringen af dokument- og projektstyringsløsningen WorkPoint 365 i Microsoft 365, har Aarsleff fået overblik over deres store byggeprojekter og komplekse opgaver.
Aarsleff

Aarsleff Anlæg er en projekt- og byggeentreprenør, som varetager den overordnede koordinering af små og store bygge- og infrastrukturprojekter. Projekterne involverer komplekse opgaver og kræver overblik samt dokumentation i alle faser.
Morten Neegaard Olesen, sektionsingeniør i Cable & Pipe i Aarsleff Anlæg, forklarer:

I vores branche er det vigtigt at dokumentere alt, hvad vi foretager os, og vi arbejder med alle former for dokumentfiler fra det indledende udbudsmateriale og tegninger til tilbud, kontrakter, rapporter osv. Det er ikke usædvanligt, at nogle projekter når op på 100.000 e-mails. Derfor var vi nødt til at forny vores systemer for at håndtere dokumentflowet og den stigende efterspørgsel efter at styre og dele dokumenter eksternt.
Morten Neegaard Olesen

Ønske om mere brugervenlighed

Aarsleff Anlæg ville gerne udskifte eksisterende systemer med et mere brugervenligt system til håndtering af det enorme dokumentflow samt skabe overblik over de mange opgaver i et projekt.
De primære udfordringer var:

  • Hvordan forbedrer vi dokument- og e-mailstyring på tværs af projekter?
  • Hvordan sikrer vi brugeraccept baseret på nem arkivering?
  • Hvordan styrer vi eksterne brugerrettigheder?
  • Hvordan får vi hurtigt et overblik over opgaver og projekter?

WorkPoint blev løsningen

De fleste leverandører, vi talte med, præsenterede en løsning baseret på SharePoint Online,” – fortæller Morten Neegaard Olesen og uddyber:

Men ProActive viste os en løsning med WorkPoint som den primære database på tværs af alt, og et vigtigt salgsargument var WorkPoint Express, der gav nem adgang til alle projektdata fra MS Office-softwaren. En anden fordel for os var, at WorkPoint er baseret på SharePoint Online. Med mindre justeringer, der passede til vores arbejdsgange, vidste vi, at det var plug & play, så vi ikke behøvede at vente på speciel kodning.”

Dokument- og projektstyring med WorkPoint 365 og WorkPoint Express

Med hjælp fra WorkPoint-partner ProActive blev der oprettet en dokument- og projektledelsesløsning tilpasset arbejdsgange i Aarsleff Construction. WorkPoint Express, et plugin til Microsoft til e-mails og dokumenter blev også implementeret for at understøtte skrivning af dokumenter direkte i projektfilen og for et hurtigt overblik, når du arbejder i Office 365.

Et hav af fordele

Samlet dokumentstyring
"Vi har nu forbedret kontrollen med vores dokumenter, og alt er nemmere at finde,” forklarer Morten Neegaard Olesen. “Det er ekstremt vigtigt, fordi vi ikke kan afslutte og overdrage et projekt uden dokumentation.”

Kontrolleret brugeradministration
Deling af dokumenter gennem bl.a. OneDrive eller WeShare er nu blevet erstattet af WorkPoint, hvor det er nemt at oprette et projekt og give adgang til eksterne partnere og underleverandører uden at gå på kompromis med datasikkerheden,” siger Morten Neegaard Olesen.

Integration
WorkPoint er integreret i et beregningsprogram og et PDF-program og fungerer som et datagrundlag for yderligere integrationsmuligheder.

Projektoversigt
Afhængigt af projektet er der behov for forskellige faser og dokumenter. Med WorkPoint kan Aarsleff nemt følge med i et givent projekts stadie og samtidig få det samlede overblik over alle projekter.

Træk og slip
De 400 aktuelle brugere er tilfredse med træk og slip-standardfunktionen, når de arbejder med dokumenter og e-mails i Express.

Brugeraccept
Vi har fået en mere automatiseret løsning, hvor arkivering er nemt. Det er min erfaring, at vi har forbedret de tilgængelige værktøjer for vores kolleger med et værktøj, der understøtter deres arbejdsprocesser bedre,” slutter Morten Neegaard Olesen af.

Læs mere om WorkPoint 365
Gorm
Gorm
Priem
Partner
+45 27 22 33 22
gorm@proactive.dk