09. sep 2020

Energi Viborg indfører Microsoft 365 baseret ESDH-system

Energi Viborg har fået et nyt moderne sags- og dokumenthånderingssystem baseret på Microsoft 365 og WorkPoint.
energiviborg

Som forsyningsvirksomhed er der stramme krav til journalisering, sagshåndtering og datasikkerhed, når man til daglig arbejder med sager som vedrører borgerne. Samtidig er der behov for stor fleksibilitet, da der både er behov for samarbejde på tværs af de forskellige forsyningsenheder og med eksterne samarbejdspartnere, mens der på andre tidspunkter skal være tætte skodder mellem enhederne, så data adskilles.

I den nye løsning har Energi Viborg fået en brugervenlig og fleksibel indgang til sagshåndtering, som gør det nemt for den enkelte medarbejder at håndtere forskellige typer af sager og projekter samt finde og gemme indhold i lang tid. Systemet er ligeledes med til at understøtte de nuværende arbejdsgange på en gennemskuelig måde og fungerer let både fra mobilen, tablet og PC. Desuden er samarbejdet og deling af indhold med kollegaer og eksterne samarbejdspartnere gjort både let og sikkert.

Fokus på medarbejderne

Energi Viborg har fra starten været bevidste om, at udskiftning af et forretningskritisk system var en forandring i medarbejdernes måde at arbejde på, og derfor har brugerne fra alle afdelinger været inddraget i forløbet fra starten, og der har været stor fokus på træning og uddannelse i brugen af løsningen efter lancering.
Desuden blev det hurtigt besluttet, at implementeringen skulle foregå i tre etaper for at sikre, at medarbejderne hurtigt fik adgang til løsningen og fik erfaring med brugen af løsningen. Hertil gav denne tilgang mulighed for at justere de efterfølgende etaper baseret på feedback fra brugerne. I første etape blev følgende fokuspunker besluttet:

  • Ét system - hvor alt forretningskritisk skal gemmes
  • At det er nemt at gemme og finde indhold
  • Let adgang via forskellige enheder: PC, mobil og tablet
  • Let deling og samarbejde med interne medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere

I ugerne op til lanceringen blev der etableret et superbrugerkorps, der blev skrevet nye retningslinjer der omfatter, hvor Energi Viborg gemmer hvilke filtyper på tværs af hele koncernen og lokalt i de enkelte afdelinger, og der blev kommunikeret grundigt til alle brugere.
Efter lancering har der været tilbudt differentieret undervisning til alle medarbejdere + adgang for alle til hjælpeportal med bl.a. guides, videoer og nyheder.
Denne fokuserede indsat på inddragelse og undervisning af medarbejderne har ifølge administrerende direktør, Mette Urup båret frugt. Hun udtaler:

Vi har fra starten været bevidste om, at implementeringen af et nyt IT-system, krævede en stor indsats fra hele organisationen, men med det store fokus, vi har haft på inddragelse og undervisning, har brugerne taget fantastisk imod forandringen.
Mette Urup, Administrerende direktør
Steffen Lervad
Steffen
Lervad
Account Manager
41 72 33 41
steffen@proactive.dk
Modern workplace