Alle nyheder
20. november 2017

COWI indfører OneDrive for Business

COWI skaber overblik og giver medarbejderne sikker mobil adgang til OneDrive for Business.

COWI har for nyligt implementeret OneDrive for Business som standardplatform for sikker opbevaring af ikke projektrelaterede datafiler (dokumenter, tegninger, billeder mm.). Således har COWI fået bedre kontrol med virksomhedens data og en fast ensartet procedure for opbevaring af datafiler samtidigt med, at man nu kan tilbyde medarbejdere en langt mere fleksibel mobil adgang til deres dokumenter.

Fleksibel og sikker adgang til personlige filer

Hidtil har udfordringen været, at medarbejderne ikke havde et bestemt sted men mange forskellige steder at opbevare deres dokumenter og øvrige filer. 

COWI har derfor valgt at implementere OneDrive for Business (Office 365) og dermed give medarbejderne deres eget cloudbaserede fildrev til sikker opbevaring af deres filer.

Med OneDrive for Business har alle COWI medarbejdere fået deres eget cloud-drive, hvor de kan gemme op til 1 TB filer og tilgå deres filer uanset om de er online eller offline, hvor end i verden de befinder sig på en sikker måde. De kan også nemt dele deres dokumenter og dokumentmapper med kollegaer og personer uden for organisationen. Således kan de nøjes med at give adgang til deres OneDrive i stedet for at sende store vedhæftede filer i en e-mail eller skulle anvende et USB stik eller andet harddrive for at dele store filer. 

Samtidigt har IT Department fået langt mere kontrol med virksomhedens data og med hvilke personer, som har adgang til medarbejdernes filer.

Med implementeringen af OneDrive for Business har COWI også fået mulighed for at skabe større transparens i organisationen i forhold til vidensdeling ved også at udnytte den intelligente søgemaskine Delve i Office 365. Delve indsamler og præsenterer de dokumenter, som ens kollegaer har udarbejdet og delt og som Delve vurderer er relevant for ens arbejdsområde. Denne funktion har COWI dog ikke taget i brug endnu.

Sikkerhed

Det har været et krav fra COWIs side, at løsningen indeholdt en række forskellige sikkerhedsmæssige features, herunder:

  • Kryptering af data på alle devices
  • Adgang alene fra managed devices
  • Avanceret rapportering
  • Opbevaring af data for 5 år (erstatning for den gamle backup løsning)
  • Overholdelse af Data retention policies og GDPR
  • eDiscovery for juridiske sager / lovmæssige krav, hvor COWI skal kunne levere data og kunne spore anvendelse

ProActive har hjulpet med implementeringen og migreringen af filer fra det interne harddrive til OneDrive for Business.