16. jun 2020

COVID-19 har accelereret det digitale demokrati i Skanderborg Kommune

Da Skanderborg Kommune som konsekvens af Corona-epidemien skulle afvikle deres planlagte borgermøder digitalt, havde de brug for en metode til at sikre både en tilstrækkelig inddragelse af borgerne og en forsvarlig afvikling ud fra myndighedernes COVID-19-retningslinjer. Valget faldt på “Teams Live Events”, der i forvejen var inkluderet i deres Microsoft 365-licenser.
Skanderborg rådhus

Den 14. marts 2020 var en skelsættende dag i Danmark. Med Coronaens indtog i danskernes arbejdsliv var de fleste med ét tvunget til at udføre kendte og velfungerende opgaver og processer på helt nye måder, og hos Skanderborg Kommune var det ingen undtagelse.

Skanderborg Kommune anvender allerede dele af Microsoft 365 som en platform for produktivitet, samarbejde og sikkerhed, men udrulningen af tjenesterne i Office 365 var langt fra afsluttet. Specifikt betød den nye situation, at implementeringen af Microsoft Teams blev sat på højtryk, så kommunens medarbejdere fik optimale muligheder for at kunne arbejde hjemmefra.

Politiske processer i en ny virkelighed

Men hvordan skulle de politiske processer afvikles i den nye hverdag? Skanderborg Kommune havde allerede en række borgermøder om lokalplaner, ny skolestruktur, klimaplan m.v. i pipeline, men de manglede en løsning på, hvordan det ville det være muligt at afholde dem på en måde, der dels var forsvarlig, og dels sikrede den nødvendige inddragelse af borgere, interessenter, politikere og embedsfolk. Kollegerne Anita Birkeland (specialkonsulent) og Karsten Karlsen (projektleder) fra IT/Digitalisering & Forretningsudvikling i Skanderborg Kommune tog ansvaret for at finde mulige løsninger, der kunne understøtte behovet.

Inspireret af ProActives webcast om ”Teams Live Events” den 22. april kontaktede vi ProActive for at diskutere, om denne tjeneste – som er inkluderet i vores Microsoft 365-licenser – kunne være det værktøj vi manglede”, fortæller Karsten Karlsen.

Sammen med ProActive gennemgik vi en foreløbig køreplan for det første møde, som omhandler den nye skolestruktur i Skanderborg Kommune, og selv om ønskerne til mødet inkluderede mange interessenter og en blanding af plenum- og breakout-sessioner, nåede vi frem til, at opgaven kunne løses på en professionel måde med en kombination af Teams og Live Events”, supplerer Anita Birkeland.

Fremtidens virtuelle demokrati er LIVE

Af hensyn til både økonomi og fleksibilitet var det et ønske for Skanderborg Kommune selv at kunne stå for produktionen af møderne og for at sikre, at de relevante medarbejdere hurtigst muligt blev komfortable med den nye værktøjskasse, blev forretningskonsulent Tony Nørager fra ProActives Adoption & Change Management team koblet på opgaven.

Ambitionen er, at teamet der afvikler mødet, skal fokusere på mødet og ikke på mødeværktøjerne”, fortæller Tony Nørager. ”Så parallelt med udviklingen af drejebogen og fastlæggelse af rollerne i mødet, brugte vi lidt tid på at gennemgå og øve den tekniske afvikling af mødet”.

Den 10. juni kl. 19:00 gik vi live, og mødet gik rigtigt godt. Vi har fået positive tilbagemeldinger fra både politikere og kolleger, og vi har gjort os nogle gode erfaringer, som vi vil tage med os videre ”, siger Karsten Karlsen. ”Tony var med som bagstopper på mødet, men han havde gjort sit arbejde så godt, at vi selv klarede produktionen uden problemer”.

COVID-19 kommer til at ændre mange ting, og erfaringerne fra det første borgermøde i Skanderborg Kommune kan være med til at ændre mange af den type møder i fremtiden.

"Den 10. juni kl. 19:00 gik vi live, og mødet gik rigtigt godt. Vi har fået positive tilbagemeldinger fra både politikere og kolleger, og vi har gjort os nogle gode erfaringer, som vi vil tage med os videre ”
Karsten Karlsen, IT/Digitalisering & Forretningsudvikling i Skanderborg Kommune