GlobalConnect

GlobalConnect

GlobalConnect har reduceret tidsforbruget i projekter med 84% med Microsoft Project

GlobalConnect er en førende europæisk teknologileverandør, der tilbyder it-infrastruktur og telekommunikationstjenester til kunder i Sverige, Danmark, Norge, Finland og Tyskland. Virksomheden er præget af en iværksætterkultur og innovativ arbejdsstyrke, der bestræber sig på at skabe banebrydende digitale produkttilbud til sine kunder. GlobalConnect har oplevet en imponerende succes i de senere år med en indtjening på godt 620 millioner USD med kun 1.700 ansatte. Med ønsket at bygge videre på denne succes, fastlagde GlobalConnect en to-årig digital transformationsplan, der skulle involvere 30 store projekter.

Men Peter Kjaer Sørensen, som er leder af projekt- og porteføljestyring i GlobalConnect, var usikker på, om virksomheden var klar til denne store udfordring.

”Jeg indså, at vores ledelse ikke effektivt kunne følge med i vores projekter. Jeg var nødt til at få medarbejdere på alle niveauer i virksomheden til at snakke bedre sammen for at forbedre samarbejdet og få projekter leveret hurtigere.”
Peter Kjaer Sørensen: Head of Project and Portfolio Management, GlobalConnect

Behov for bedre måder at samarbejde på

GlobalConnect begyndte at overveje, hvordan man kunne hæve tempoet for sine it-projekter. Virksomheden havde tidligere været afhængig af en projektstyringsmetode kaldet PRINCE2, og Sørensen identificerede denne, som en mulighed for forbedring.

”Organisationen havde problemer med at bruge PRINCE2 fuldt ud,” siger Peter KjærSørensen. ”Mange af vores beslutninger var baseret på, hvem der havde autoritet i virksomheden, så vi arbejdede ikke fuldt ud som et team. Nogle projekter tog lang tid, fordi vi ikke definerede dem korrekt, mens vi i andre tilfælde havde vurderet projekternes omfang (scope) korrekt, men ikke udførte dem, som vi forventede.”

Peter Kjær Sørensen mente, at GlobalConnect ville kunne drage fordel af en anebrydende projektstyringsmetodologi kaldet Half Double. Metodikken er baseret på akademisk forskning fra to store universiteter i Danmark og havde tidligere vundet 2018 Innovation in Project Management-prisen på Dubai International Project Management Forum.

Hovedfokus for Half Double er at sikre høj interessenttilfredshed snarere end blot at følge procedurer, der sigter mod at levere dobbelt så stor effekt på den halve tid. Sørensen håbede, at det ville gøre det muligt for virksomhedens IT-teams at samarbejde hurtigt fra fire forskellige lande, samtidig med at projektforløbet blev mere gennemsigtigt.

Nyt fokus på hastighed og strategi

Virksomheden begyndte at anvende Half Double-metodik, men det stødte snart på en udfordring. ”Efter to måneders arbejde med Half Double bemærkede jeg, at alt var på papir. Det kan tage op til to uger at konvertere papirerne til PowerPoint og til et godkendelsesdokument”, siger Peter Kjær Sørensen.
Da hurtig levering var en af Sørensens prioriteter, måtte teamet arbejde mere effektivt. GlobalConnect engagerede ProActive til at hjælpe med at skabe en moderne digital løsning.

GlobalConnects næste mål var at opbygge en løsning, der kunne digitalisere projektstyringsprocesser og understøtte langsigtet strategi.

”Om to år skulle vi være en anden virksomhed,” siger Sørensen. ”Men at komme dertil med normal porteføljestyring ville være for kompliceret. Vi havde brug for en løsning, der ville sikre, at vi fulgte vores strategi til punkt og prikke.”

Om to år skulle vi være en anden virksomhed, Men at komme dertil med normal porteføljestyring ville være for kompliceret. Vi havde brug for en løsning, der ville sikre, at vi fulgte vores strategi til punkt og prikke.
Peter Kjaer Sørensen: Head of Project and Portfolio Management, GlobalConnect

Innovative teknologier til innovative metoder

GlobalConnnect besluttede at bruge det nye Microsoft Project, som er bygget på Microsoft Power Platform, for at udnytte workflow-funktionaliteten fra Power Automate og datavisualiserings-mulighederne i Power BI. Ideen var at understøtte Half Double-metoderne, samtidig med at GlobalConnect bevarer fleksibiliteten til at udvikle sig som virksomhed. I løbet af de næste fire måneder blev løsningen implementeret løsningen og GlobalConnect begyndte kort derefter at se resultater.

Det nye Microsoft Project understøtter den nye Half Double projektmetodologi. F.eks. anvender Half Double en såkaldt gate-struktur til projektgodkendelse. Når brugere opretter et nyt projekt i Microsoft Project, udløser det automatisk en godkendelses-flow i Power Automate. Denne godkendelse giver vejledning til projektledere og fungerer også som en slags stop-kontrol, når der mangler noget information, fordi brugere skal tilføje en beskrivelse, før de kan skubbe projektet gennem den første gate. Denne gate-struktur fortsætter gennem hele projektet, da brugere ikke er i stand til at komme videre uden at følge Half Double og overholde GlobalConnects styringsprocedurer.

For at sikre at Project opfyldte GlobalConnects forretningsbehov, testede ProActives leveranceteam funktionaliteten undervejs i projektet.

“It was, and always needs to be a dynamic process,” forklarer Allan Rocha, Director of Project Services at ProActive A/S. “We had this innovative methodology called Half Double as our foundation, but we also had discipline-oriented workshops where we discussed the overall solution. Because of the flexibility of Microsoft Power Platform, we could make changes on the fly based on the customer’s feedback and direct input from the minds behind the Half Double methodology.”

At tage informerede beslutninger på rekordtid

Dette gate-strukturerede system giver GlobalConnect mulighed for nøjagtigt at måle udviklingen af sine projekter ved hjælp af metrikker angivet efter Half Double-metodikken. Disse målinger omfatter projektledelse, påvirkning og flow, hvoraf den sidste løst oversættes til projektets hastighed. Hvis målingerne ikke svarer til de aftalte standarder, kan virksomheden nemt identificere, at der er et problem.

Takket være Project, også kendt som Project for the web, er virksomhedens processer digitale fra starten. Når virksomheden opretter et projekt, kan det bruge Project for the web’s planlægningsmotor til at indstille omskiftelige datoer og milepæle, som kan præsenteres på en visuel tidslinje eller kortvisning. Portefølje-managers kan derefter bruge en funktion i Project kaldet køreplan for at samle projekter i en enkelt visning og derefter dele denne visning til andre brugere.

Project understøtter dette krav med en brugerdefineret ressourcepool-funktion, der gør det muligt for Peter Kjær Sørensen og hans kolleger at kontrollere, hvilke medarbejdere der er tilgængelige på et givet tidspunkt. Som et resultat kan teamet hurtigt tage informerede beslutninger om justering af projektets tidsplaner.

”Løsningen er så dynamisk, at man faktisk kan tage beslutninger på farten,” forklarer Sørensen. ”Hvis vi f.eks. Er nødt til at flytte et projekt fra i dag, fordi vi ikke har ressourcer til at udføre det, kan vi faktisk flytte det ind i fremtiden og se, om vi vil have tilgængelige ressourcer inden da. Du kan faktisk se ressourcepuljen opdelt i procentvise allokeringer. ”
Peter Kjaer Sørensen: Head of Project and Portfolio Management, GlobalConnect

Få en klarere fornemmelse af stemningen i projekter

Det er vigtigt for GlobalConnect at foretage smarte justeringer hurtigt, fordi dets strategi involverer introduktion af større innovationer til IT-infrastrukturen. For eksempel planlægger virksomheden at installere et kommunikationssystem, der automatisk underretter kunder, når it-ingeniører udfører forebyggende vedligeholdelse.

For at fuldføre disse komplekse initiativer, er det vigtigt, at de er godt afstemt med virksomhedens teams. Derfor ønskede GlobalConnect at følge med i, hvordan stemningen er i de forskellige projekter. For at opnå dette tilføjede ProActive funktionalitet til indsamling af feedback gennem Microsoft Outlook.
Når GlobalConnects projektledere opretter et nyt projekt, kan de dele det med relevante brugere gennem Microsoft 365 Groups. Hver anden uge genererer et pla flow i Power Automate en undersøgelse, der vises i brugernes indbakke som Outlook Actionable Messages. Undersøgelsen, kendt som en ”Pulse Check” i Half Double-metodikken, beder modtagerne om at evaluere deres tilfredshed med deres projekter og tilføje kommentarer.

Dernæst samler Power Automate anonymt de feedbackdata, der vil blive eksponeret i Power BI for at køre en trendanalyse. Projektledere kan se dataene direkte i Power Apps eller i rapporter i Power BI, og hvis der er for meget negativ feedback, ved de, at de er nødt til at revurdere situationen.

GlobalConnect er også begyndt at forbedre sin forretning med kunstig intelligens ved at udføre en følelsesanalyse (Sentiment Analysis) efter denne feedback. Analysen ser på positivt / negativt udladninger (sentiments) i kommentarerne til at evaluere, hvordan folk føler i forhold til deres projekter.

Se projektets fremdrift ”on demand”

Denne funtionalitet giver projektlederen klar synlighed over disse rapporter sammen med andre projektdata gennem Microsoft Teams. Når en medarbejder opretter et nyt projekt, genererer Project for the web automatisk en Microsoft 365-gruppe, og medarbejdere kan derefter tilføje teammedlemmer til gruppen. Alle i gruppen har adgang til projektdokumentation og kan bruge Microsoft Teams til at se tilpassede faner, der viser projektets resume og plan. Gruppemedlemmer kan også få adgang til deres projektplaner, rapporter og andre artefakter direkte fra holdene.

Derudover har portefølje-managers et Team dedikeret til porteføljeoversigt og emner relateret til hele porteføljen. Portefølje-managers har adgang til brugerdefinerede faner kaldet Portfolio hub og Power BI rapportering, som giver dem detaljeret indsigt i projektforløbet og potentielle risici.

Da Project er hosted i skyen, kan medarbejdere få adgang til projektinformation overalt. De har også gavn af co-authoring capability, som gør det muligt for flere brugere at foretage ændringer i et projekt på samme tid.

Arbejde smartere og levere hurtigere

Da løsningen måler projektfremdrift og ”stakeholder engagement”, kan GlobalConnect altid måle, om man følger den overordnede strategi. Teammedlemmer kan nemt se nyttige visualiseringer af data takket være Power BI-dashboards, som er integreret i Project. Denne forbedrede synlighed har været så nyttig, at GlobalConnect er begyndt at aflyse sine månedlige projektevalueringsmøder.

”Vi kan nu måle, hvad der foregår dybt nede i organisationen, så vi kan reagere på det,” siger Sørensen. ”Vi forstår, hvordan stakeholder management er udviklet og indeholdt i et specifikt projekt og på tværs af hele projektporteføljen. Det er smukt, fordi vi kan tage beslutninger i porteføljemøder og realisere dem næste morgen.”

Nu hvor projektlederne kan oprette projekter på få minutter og få fuld synlighed over deres fremdrift, har GlobalConnect strømlinet mange af sine projektprocesser. Virksomhedens 25 projektledere skal nu bruge langt mindre tid på at udføre opgaver såsom at oprette projektdokumentation eller forberede sig til styregruppemøder. Det har resulteret i, at GlobalConnect samlet har reduceret timerne til projektstyring med 84%.

Denne forbedring har gjort det muligt for GlobalConnect at påtage sig et sørre antal projekter. Hvor projektledere tidligere var begrænset til maksimalt to projekter hver, kan de nu styre tre uden at gå over kapacitet.

Ser frem til fremtidig effektivitet

Efter at have succes med at afprøve løsningen og metodikken i interne it-projekter, er det lykkedes Peter Kjær Sørensen at få opmærksomheden fra virksomhedens øverste ledelse. Som et resultat er GlobalConnect allerede begyndt at bruge den samme løsning i andre afdelinger, såsom marketing.

GlobalConnect har allerede videreudviklet på løsningen ved at tilføje Universal Resource Scheduling, en funktion i Dynamics 365. Med denne funktionalitet vil virksomheden være i stand til at evaluere og løse ressourcebehov mere effektivt og spore, hvordan projektledere allokerer medarbejdere på projekterne.
Peter Kjær Sørensen er meget optimistisk i forhold til, at løsningen og den nye projektmetodik vil hjælpe GlobalConnect med at nå sin toårige plan.

”Dette er virkelig game changing for os,” siger Sørensen. ”Jeg har aldrig været i et firma med denne form for løsning før. For et halvt år siden kunne jeg ikke love noget om, hvordan vores projekter ville blive fuldført. Men om tre måneder fra nu vil jeg være i stand til at forudsige 90 procent af resultatet ved at gennemføre projekter med denne løsning, således at jeg faktisk kan forudsige, at vi vil udføre projekterne korrekt.”

Dette er virkelig game changing for os, Jeg har aldrig været i et firma med denne form for løsning før. For et halvt år siden kunne jeg ikke love noget om, hvordan vores projekter ville blive fuldført. Men om tre måneder fra nu vil jeg være i stand til at forudsige 90 procent af resultatet ved at gennemføre projekter med denne løsning, således at jeg faktisk kan forudsige, at vi vil udføre projekterne korrekt.
Peter Kjaer Sørensen: Head of Project and Portfolio Management, GlobalConnect

Unified PPMPRO

Unified PPMPRO er en model-drevet app, hvor alle dine projekter og porteføljeinformation konsolideres til én enkel og samlet løsning.

ppmpro
Læs mere

Kontakt

Allan Rocha
Allan
Rocha
Director
+45 53 54 52 55
acr@proactive.dk