Kunder
Lejre Kommune

Office 365 binder Lejre Kommune sammen på tværs af geografi og faggrænser

Med Office 365 kan Lejre Kommune give alle medarbejdere adgang til mail og intranet, uanset om de har en personlig eller en delt PC på jobbet, sidder hjemme eller er på farten. Det letter kommunikation og skaber sammenhæng, mens it-afdelingen får lettere ved at administrere og styre brugere og licenser.

Ydermere kan man lettere give adgang til nye funktioner og tjenester uden at skulle investere i ekstra hardware og licenser. F.eks. vil Skype for Business på sigt gøre det nemmere at begrænse antallet af tidskrævende fysiske møder.

“Vi er en lille kommune og kan normalt ikke gå forrest med IT. Men ved at koble os på Office 365, der har millioner af kunder verden over, får vi samme muligheder og fordele som de store. Vel at mærke uden at skulle købe ny hardware og flere licenser”, siger Mikkel Solgaard Bojsen-Møller, centerchef hos Lejre Kommune.

Som ansvarlig for kommunens koncernsekretariat – herunder bl.a. digitalisering og IT – er han primus motor på Lejres Office 365-projekt. Oprindelig havde projektet ”blot” til formål at give kommunens ca. 2.000 ansatte adgang til det SharePoint–baserede intranet, ganske enkelt fordi det rent licensmæssigt var den billigste og mest fleksible løsning.

Men projektet greb om sig, da kommunen gennem tæt dialog med ProActive blev opmærksom på, hvor mange andre muligheder, man fik adgang til med Office 365.

Større fleksibilitet og sammenhæng

Med Office 365 får vi f.eks. lettere ved at give alle ansatte deres egen lejre.dk-adresse. Det gælder blandt andet lærerne, der hidtil primært har været koblet op på UNI-Cs systemer. Rigtig mange medarbejdere får også mulighed for at droppe en tung og besværlig mobil adgang og i stedet få mail og Office-funktioner på telefon og tablet med Exchange Online”, forklarer Mikkel Solgaard Bojsen-Møller.

”Samtidig kan vi blandt andet tilbyde brugerne differentieret adgang til mail, storage og Office-funktionalitet afhængig af, hvilke objektive behov, de enkelte medarbejdergrupper har”, uddyber han.

På sigt vil kommunen således gerne give samtlige medarbejdere en mailadresse, uanset om de har adgang til en personlig pc eller ej.  Ideen er at binde kommunen sammen på et helt andet niveau end tidligere og lette kommunikation med små og store medarbejdergrupper betydeligt.

Mikkel Solgaard Bojsen-Møller beretter således, hvor ”ekstremt besværligt og tidskrævende” det var at gennemføre en trivselsmåling for tre år siden, da alle kommunens ansatte bl.a. skulle svare på spørgsmål om samarbejdsforhold, tillid og procedurer – men hvor manglende digitale redskaber gjorde det nødvendigt med tunge manuelle arbejdsgange og arbejdskrævende bidrag fra samtlige ledelseslag for at sikre, at alle medarbejdere modtog materialet og svarede retur. Men det har Office 365 gjort betydeligt nemmere og mindre tidskrævende.

”Vi har lige gennemført en lignende undersøgelse blandt ca. halvdelen af alle ansatte i kommunen, men denne gang pr. mail, og det har sparet utroligt meget tid. Det forventer vi også vil være tilfældet, når alle 2.000 ansatte i 2015 skal gennemføre undersøgelsen”, konstaterer han.

Nemmere adgang til de nyeste funktioner

Office 365-projektet løfter også medarbejdere og processer på en række andre områder. Eksempelvis er de 600 administrative medarbejdere ved at få den fulde Office 365-løsning, inklusive fem Microsoft Office licenser pr. bruger. Det har – stort set med ét slag – gjort kommunen i stand til at åbne for automatisk, løbende opgradering af Microsoft Office og fuld adgang til alle nye funktioner og grænseflader, hvilket før var ren utopi.

”Indtil for få år siden arbejdede de fleste administrativt ansatte i kommunen stadig på Office 2003, selv om vi havde licenserne til at opgradere. Men det ville blive så tidskrævende, at vi ofte brugte kræfterne andetsteds. Men med Office 365 får vi mulighed for automatisk at opgradere til nye Office-versioner, efterhånden som nye versioner og opdateringer bliver tilgængelige. Men vi kan dog stadig vælge at holde nogle grupper på ældre platforme af hensyn til integration med tunge backend-systemer, der måske er tilpasset ældre versioner”, forklarer Mikkel Solgaard Bojsen-Møller.

Flere virtuelle møder og større effektivitet

Tilsvarende har Office 365 været den motor, der for alvor gør det muligt at strømline styring af licenser og datadisciplin.

”Fremover vil nyansatte oprettes i vores lønsystem, hvorefter samme oplysninger vil tilgå vores AD, hvor rettigheder tilknyttes den enkelte medarbejder. Med Office 365 vil den tættere integration sikre, at vi kun betaler licenser for de medarbejdere, der er ansat”, siger Mikkel Solgaard Bojsen-Møller.

Også på IT-siden er der fordele at hente. Dels i form af nemmere drift og lavere omkostninger i takt med, at stadig flere services bliver lagt i skyen, dels i kraft af, at kommunens IT-afdeling løbende kan lukke op for flere og flere Office 365-funktionaliter uden at skulle investere i ekstra hardware eller licenser.

”Office 365 giver os større fleksibilitet og flere muligheder for at støtte op om processer og strategier. Allerede i 2015 er det for eksempel planen, at navnlig de administrative medarbejdere kommer til at bruge Skype for Business langt mere, end vi gør i dag. Dels for at skabe en bedre sammenhæng på tværs af kommunen, dels for at erstatte nogle fysiske møder med virtuelle møder – hvilket kommer til at spare tid og gøre os mere effektive”, vurderer han.