Kunder
Hjemmeværnet

Hjemmeværnet håndterer 50.000 frivillige i omfangsrigt medlemssystem

ProActive er ansvarlig for driften og udviklingen af Hjemmeværnets omfangsrige portal- og medlemssystem HJV.dk, som er baseret på SharePoint og Azure.

I 2018 gennemførte ProActive en gennemgribende modernisering af platformen, som blev flyttet til den nyeste version af SharePoint og samtidig blev en række ældre teknologier udfaset til fordel for nye tidssvarende teknologier. Moderniseringen klargjorde platformen til udvikling af en lang række nye administrative løsninger, som skal digitalisere og effektivisere centrale administrative processer.

Digital rejseafregning

En af de første store nye løsninger, som Hjemmeværnet har taget i brug, er Rejseafregning, som skal digitalisere de frivilliges køresedler og rejseudgifter.

Ved at indbygge forretningsreglerne i en høj grad af automatiserede processer sikres det, at de rette kontroller foretages, og at de rette refusioner udbetales, og dermed lettes et stort administrativt arbejde.

Et stort fokus på brugervenlighed har sikret, at de 15.000 aktive frivillige siden udgangen af 2018 har kunnet afregne alt fra store rejseudgifter til klatskillinger. Det er især på mængden af refunderede småbeløb, at succesen bliver tydelig. Fra starten af april 2019 er der allerede udbetalt refusion på næsten 80.000 rejser.

Fokus på brugervenlighed

Det helt store fokus har været på at gøre det let at anvende. De frivilliges eksisterende data om bopæl, krydret med en aktivitetstilmelding og en aktivitetsadresse fra det eksisterende aktivitetsmodul, giver let et bevis for deltagelse, samt en automatisk beregning af km-godtgørelse. Det hele trækkes fra eksisterende data og indsættes automatisk, så de frivillige i 9 ud af 10 tilfælde blot skal tilkendegive, at oplysningerne er korrekte. Det hele suppleres med automatisk kvalitetssikring med nøje udvalgte målepunkter, der underretter rette distrikt/myndighed, hvis der er anledning til dette. Efter ganske få dage fra indsendelsen, har den frivillige beløbet stående på sin NemKonto.

Gør hverdagen nemmere

Med modulet er der også et håb om at få større tilslutning på aktiviteterne, da det er blevet lettere og ikke mindst hurtigere at få refunderet småbeløb forbundet med aktiviteter, som den frivillige tidligere ikke orkede at få refunderet pga. den analoge tilgang.

Søren Pedersen, projektleder, Hjemmeværnet udtaler: ”Med den nye løsning til Rejseafregning leverer vi for alvor på løftet om at gøre hverdagen nemmere både for de frivillige og vores administration. Det er en vigtig milepæl, som ProActive har hjulpet os med. Løsningen var ikke blevet så god, hvis ikke de både kunne håndtere udvikling og samtidig rådgive os om brugervenlighed. Vi er rigtig godt tilfredse med kvaliteten af den leverede løsning.”

Derudover etableres der tilsvarende løsninger til håndtering af Rejsebestilling, Forplejning og Instruktørvederlag.

Gorm Priem, partner, ProActive udtaler: ”Vi er rigtig stolte af, at vi kan hjælpe en stor organisation med fokus på samfundskritiske opgaver med at digitalisere deres processer, så de får endnu bedre mulighed for at fokusere på deres kerneopgaver. Det er i sidste ende det, digitalisering handler om.”