Kunder
Fitness24Seven

Fitness24Seven styrker vidensdeling med IntraActive Intranet

Således håndterer den svenske fitnessgigant Fitness24Seven den interne kommunikation og vidensdeling og samarbejde i en organisation på 1000 medarbejdere.

For at binde en hurtigt voksende organisation bedre sammen havde fitnesskæden Fitness24Seven et stigende behov for at finde en effektiv måde at give medarbejderne adgang til det rigtige oplysninger, uanset hvor de befinder sig. Sammen med ProActives svenske partner/forhandler Stratiteq har Fitness24Seven etableret en moderne intranetplatform, som har resulteret i tidsbesparelser og øget engagement hos medarbejderne, der nu har fået bedre muligheder for at dele viden og lære af hinanden.

Fitness24Seven var vokset fra sin gamle intranetløsning og søgte en partner, der kunne leve op til den geografisk spredte organisations behov for fleksibilitet og struktur.

Hvorfor Stratiteq?

"De var meget lydhør og viste, at de forstod vores måde at arbejde på. Vi er meget krævende som kunde og forventer, at leverandøren kan følge med vores hurtige ændringer, samtidig med at de giver os modspil og udfordrer os til at finde løsninger, der er bæredygtige på lang sigt," siger Annika Björk, Human Resources Manager på Fitness24Seven.

Udfordringen

Hälsa på dina villkor – sådan formulerer Fitness24Seven sit koncept, der er rettet mod alle, der ønsker at træne på ethvert tidspunkt af dagen. Med et og samme medlemskort har kunden adgang til alle fitnesskædens centre fordelt på et stort antal steder i Sverige, Norge, Finland og Polen.

"Vi skal være konsekvente og håndtere kunderne på samme måde overalt. De vil genkende sig selv uanset i hvilket af vores centre de træner i”, siger Annika Björk og påpeger, at en bedre kommunikationsstruktur var afgørende for at sikre den gode kundeoplevelse i den hurtigt voksende organisation.

Fitness24Seven var gået fra at være et træningscenter i Malmø til i løbet af ti år for at blive en international kæde med hundredtusindvis af kunder og omkring 1000 ansatte.

”Vores gamle intranet blev oprettet i 2010 og blev i sidste ende vanskeligere at vedligeholde. Oplysningerne var spredt, ustruktureret og individorienteret. Vi manglede interaktive funktioner til at søge og dele vigtige opgaver og rutiner. Usikkerheden om hvorvidt informationen var gældende og valid førte til ekstremt mange telefonopkald og e-mails med spørgsmål”, siger Lotta Schön, administrator og systemadministrator på Fitness24Seven.

Løsningen

I efteråret 2016 lancerede Fitness24Seven deres nye intranet kaldet JustAsk. Det er en vigtig del af virksomhedens strategi i at blive en moderne digital arbejdsplads og er baseret på Microsoft Office 365 med SharePoint Online som en samarbejdsplatform.

”Desuden bruger vi tillægsproduktet IntraActive Intranet fra danske ProActive som en accelerator. Det betyder, at implementeringstiden er afkortet, løsningen bliver helt mobil og nye funktioner kan tilføjes kontinuerligt", siger Stefan Hult, Stratiteqs Solution Manager.

Intranettet er også blevet suppleret med et internt socialt netværk baseret på samarbejdsværktøjet Yammer som er en slags Facebook til virksomheder, som kun medarbejdere har adgang til.

"Jeg så det som en gylden mulighed for at styre al kommunikation til ét sted. Tidligere brugte vores medarbejdere en række kanaler - fra Facebook og Snapchat til Dropbox, e-mail og tekstbeskeder. Nu har vi centraliseret administrationen og udpeget et begrænset antal indholdsforvaltere til forskellige afdelinger på intranettet”, siger Annika Björk

Resultatet

Det nye intranet reducerer behovet for trykte telefonlister, vejledninger og manualer i fysisk form på træningsfaciliteterne. Disse var vanskelige at holde opdateret. Nu spilder medarbejderne ikke megen tid på at kigge efter aktuelle oplysninger om kontakter, maskinudstyr, leverandører, servicerutiner og lignende.

"Med den nye løsning har vi taget en holistisk tilgang til at sikre, at alle har adgang til de samme oplysninger i den opdaterede og korrekte version. Vi går hurtigt ud med nyheder og fælles instruktioner, samtidig med at medarbejderne kan dele deres viden på en mere fleksibel og mere kontrolleret måde end før”, siger Annika Björk.

Derudover er mange manuelle arbejdsstationer blevet elimineret gennem automatiske funktioner på intranettet. Et eksempel er den omfattende manual, der tilhører virksomhedens forretningssystem. Tidligere blev den sendt i Word-format hvert halve år. Imidlertid er der altid foretaget justeringer i instruktionerne, der gør at den nye version hurtigt blev forældet.

”Nu er hvert kapitel i manualen udgivet direkte på intranettet. Så snart der er foretaget en ændring i systemet, opdateres oplysningerne om, hvordan man håndterer dette. Det betyder både tidsbesparelser for vores administratorer og reduceret belastning på support. Samtidig reduceres risikoen for fejl, da brugerne altid har adgang til de seneste data”, forklarer Lotta Schön.