"I kroner og ører vil vi som udgangspunkt reducere udgiften til drift af mail- og kalenderplatformen med 50 procent ved at skifte til Office 365. Samtidig får vi en langt mere alsidig og skalérbar produktivitetsplatform."

IT Director, Peter Munk Larsen, Bang & Olufsen

Kunder
Bang & Olufsen

B&O skifter til Office 365 og halverer udgiften til driften

B&O reducerer udgiften til mail og kalender med 50% ved at satse på Office 365. Samtidig får koncernen adgang til produktivitetsværktøjer og markant større datakapacitet pr. bruger. Endelig får koncernen automatisk adgang til tjenester og løbende opgraderinger.

Fokus på omkostninger

Der gemmer sig ofte et diskret B&O-produkt i scenen, når skurken tænder for musikken i en Hollywood-film, den nye Aston Martin ruller op foran restauranten eller dørene slås op til et stilfuldt hjem et hvilket som helst sted på kloden. De sidste mange år har produkterne fra danske Bang & Olufsen været selve inkarnationen af kvalitet og design i den absolutte verdensklasse, men som mange andre brands har også B&O været nødt til at have ekstra fokus på omkostningsniveauet under den økonomiske recession.

"For tiden er vi ikke så mange i huset, som vi har været. Det ville jo være rart, om det også afspejlede sig i it-afdelingens omkostningsniveau, men sådan hænger virkeligheden beklageligvis ikke sammen. Serverrummet skal jo stadig køles og mailserveren opdateres, selv om der er færre brugere på systemet", siger it-direktør Peter Munk Larsen, Bang & Olufsen.

Tilsvarende gør en traditionel driftsmodel det også kostbart at skrue op for blusset, når virksomheden en dag skal forsyne flere nye brugere med mail og andre samarbejdsløsninger.

"Vi har kort sagt brug for mere fleksibilitet og et mere lineært forhold mellem omkostningsniveau og aktuelt forbrugsmønster", tilføjer Peter Munk Larsen.

Adgang til den nyeste teknologi

På den baggrund besluttede B&O at satse på Microsoft Office 365 og gøre brug af praktisk taget hele paletten af kommunikations- og samarbejdsløsninger i den skybaserede produktivitetssuite.

"Vi har en strategi om at satse på hhv. Microsoft og SAP i det omfang, det overhovedet lader sig gøre – og vi anvendte allerede en lang række af Microsofts produktivitetsværktøjer fra Office-familien. Samtidig adskiller vores krav til disse løsninger sig ikke betydeligt fra andre større virksomheders. Derfor giver det god mening at satse på standardiseret Office 365 platform frem for på egendrift", siger Peter Munk Larsen.

Med skiftet til Office 365 kan B&O f.eks. nedlægge sine egne mail- og kalenderinstallationer samt en række tilknyttede services. Ved samme lejlighed får B&O adgang til samarbejdsværktøjerne i Microsoft Lync – der erstatter Office Communications Server – og som er integreret i Office 365. Hermed kan man lettere knytte samarbejdspartnere og leverandører til sig ved sikker chat, online møder, information om tilstedeværelse osv.

"Pointen er med andre ord ikke kun, at det bliver markant billigere at drive f.eks. mail og SharePoint. Men også at vi får adgang til både værktøjer som Exchange, Lync, SharePoint, Office og fremtidige opdateringer af alle produkter i suiten uden at det koster os ekstra. Desuden får vi langt bedre mulighed for at understøtte forskellige browsere og devices fremover. Det gør det f.eks. muligt at levere disse standard IT-ydelser på alle de platforme, som kollegerne arbejder på – også Linux og Mac", siger Peter Munk Larsen.

"Samtidig slipper vi med Office 365 for løbende selv at patche eller opgradere til nye versioner at samarbejdsværktøjerne, hvilket jo i sig selv ofte indebærer kostbare, selvstændige projektforløb. Endelig slipper vi helt for at bekoste en løbende opgradering af hardwaren i serverparken. Alle disse faktorer gør it-budgettet mere forudsigeligt", tilføjer han.

IT-afdelingen hos B&O er de første, som får adgang til Office 365. Det sker i løbet af sommeren 2011, hvorefter resten af koncernens 1.500 vidensarbejdere følger til efteråret. Samtidig giver Office 365 mulighed for – på økonomisk forsvarlig vis – at servicere produktionsmedarbejdere og andre, der i dag ikke har adgang til mail og kalender.

50% reduktion på driftsudgifter

Selv med de mest konservativt funderede beregninger, som Peter Munk Larsen har foretaget, er der solid økonomisk bund i beslutningen.

"I kroner og ører vil vi som udgangspunkt reducere udgiften til drift af mail- og kalenderplatformen med 50 procent ved at skifte til Office 365. Samtidig får vi en langt mere alsidig og skalérbar produktivitetsplatform, end vi har i dag; det tager ikke meget mere end et par minutter at oprette eller nedlægge en brugerkonto", siger han. Dette sker i øvrigt samtidig med, at mailbrugerne får plads til 25 GB mail pr. konto mod i dag 0,5 GB.

"Når vi får adgang til mere kapacitet med Office 365 – og stadig sparer ganske store beløb på driften – skyldes det naturligvis, at vi som mellemstor koncern ikke kan drive et datacenter tilnærmelsesvist lige så effektivt og billigt som Microsoft. Samtidig frigiver jeg it-mandskab fra driften, så vi kan arbejde mere offensivt med B&O-specifikke projekter indenfor f.eks. det BI-, CRM- og ERP-orienterede løsningsunivers, end det er muligt i dag", forklarer Peter Munk Larsen.

Med overgangen til Office 365 forbedrer it-afdelingen hos B&O tillige setup’et omkring mail- og kalenderplatformen, da systemerne nu er fordelt over to world class datacentre hos Microsoft.

"Microsoft er vant til at håndtere virksomheder af vores størrelse og har indrettet Office 365 herefter. Derfor er jeg slet ikke i tvivl om, at vi er i gode hænder", vurderer Peter Munk Larsen.w