Kunder
SimCorp

Hvordan sikrede SimCorp hurtig bruger-adoption af Office 365 værktøjer?

Hvordan sikrer man, at 1200 medarbejdere forstår de nye muligheder og tager de nye værktøjer i anvendelse?

SimCorp har valgt Office 365 som platform for kommunikation, vidensdeling og samarbejde for organisationens ca. 1200 medarbejdere. Men hvordan sikrer man, at alle medarbejdere forstår de nye muligheder, tager de nye værktøjer (Yammer, Delve og OneDrive for Business) i anvendelse og bliver fortrolige med at bruge dem, så der sker en produktivitetsforbedring snarere end en forringelse?

Dette var udfordringen, som SimCorp stod over for efter at have indkøbt og implementeret Office 365, og som ProActive har hjulpet med at løse. Opgaven var i al sin enkelhed at skabe klarhed omkring de mange nye muligheder, og hvilke værktøjer der kan bruges til hvilke formål.

User Adoption og rettidig og målrettet kommunikation til de relevante brugere

ProActives forretningskonsulenter har mange års erfaring med at sikre succesfuld udrulning af Office 365 i større organisationer, så brugerne tager teknologierne i brug, og at de bliver forankret i organisationens processer. På basis af denne erfaring har vi hjulpet SimCorp med følgende.

Adoption plan

Som det første har vi udarbejdet en overordnet Adoption plan, som forholder sig til 3 forskellige målgrupper i organisationen og deres individuelle behov:

• Brugerne / almene medarbejdere
• Supportfunktionen
• Ledelsen

I tæt samarbejde med SimCorps Corporate Communication har vi kommunikeret til hver målgruppe med tilpassede budskaber, og på den måde har de forskellige typer brugere i god tid fået information og inspiration om brugen af den nye platform.

Budskaberne om de nye muligheder er suppleret af uforpligtigende ”town-hall-meetings”, hvor deltagerne kan se nye muligheder præsenteret og få inspiration til at gøre deres egen hverdag mere produktiv.

Social vidensdeling med Yammer

Yammer har været et selvstændigt indsatsområde og er en helt ny måde at arbejde på hos SimCorp. ProActive har hjulpet med rådgivning om, hvordan dette værktøj med fordel kan anvendes, og hvilken organisering dette kræver.

Trådene samles i en Adoption portal

Der er i projektet kommunikeret i mange formater: møder, e-mails, nyheder på intranet, præsentationer, feedback-sessioner, demonstrationer m.m. Alt dette er løbende blevet samlet i en Adoption portal, hvor medarbejderne kan finde opdaterede informationer om projektet og alle tilgængelige træningsmaterialer om de enkelte værktøjer i Office 365. På denne måde kan medarbejderne dels finde inspiration om mulighederne og dels holde sig opdateret med nye tiltag på platformen som helhed.