"Projektet har uden tvivl været en succes indtil videre, og er endnu et eksempel på, hvor vigtig adoption er, når vi præsenterer nye IT-løsninger i store organisationer."

Jakob Ventzel, Senior Document Management & Collaboration Architect

Kunder
Vestas

Vestas har 100% fokus på adoption

Da Vestas udrullede OneDrive for Business til mere end 20.000 medarbejdere havde man særlig fokus på user adoption.

I efteråret 2016 besluttede vindmøllegiganten Vestas at påbegynde udrulningen af OneDrive for Business, Office 365 ProPlus og Multifactor Authentication til alle medarbejdere i den globale organisation. Beslutningen blev truffet for at give medarbejderne bedre værktøjer til dokumentsamarbejde og for at øge datasikkerheden.

Projektet tog afsæt i tre hovedprioriter og blev leveret i et tæt samarbejde mellem Vestas, Wipro og ProActive.

Technical perfection:

  • Én robust løsning, som kan verificeres af alle Vestas Global IT-medarbejdere, og som efterfølgende kan overleveres til drifts- og supportorganisationen, Wipro

Operational perfection: 

  • En procedure for Microsofts evergreen opgraderingsmodel i Office 365
  • En vidensbank om løsningen og løbende overlevering til driftsorganisationen
  • Automatiserede processer for on- og off-boarding

User Adoption perfection: 

  • Sikre kommunikation, træning og opmærksomhed om den nye løsning både før og efter installation hos brugerne
  • Sikre at løsningen bliver taget i brug efter hensigten og i overensstemmelse med Vestas guidelines 

100% fokus på adoption

Løsningen blev en samlet pakke, således at medarbejderne fik både Office 365 ProPlus installeret, fik aktiveret deres OneDrive for Business konto og blev aktiveret til multifactor authentication (ekstra verificering ved login udenfor Vestas netværk). For at sørge for en så behagelig og gnidningsfri ibrugtagning af OneDrive for Business som muligt for hver enkelt medarbejder blev deres lokalt gemte filer automatisk flyttet til brugerens OneDrive ved installationen.

Da løsningen var implementeret blev den testet i pilotgruppen, Global IT. Her ønskede man at køre et dedikeret adoption-forløb i pilotgruppen, således at man kunne gøre sig erfaringer med forankringen og materialet inden udrulning til resten af organisationen. Derfor blev flere tiltag besluttet:

  • Kommunikation via flere forskellige kanaler: artikel på intranettet, landingpage på SharePoint som centralt omdrejningspunkt, Yammer brugergruppe og e-mail kommunikation
  • Udarbejdelse af to personas, som kunne bruges i kommunikationsmaterialet samt være profiler, som Vestas medarbejderne kunne identificere sig med
  • En introduktionsvideo som kort beskrev løsningen og bevæggrundene for projektet
  • To ”åbent hus” arrangementer hvor brugerne kunne få hjælp med installation og få inspiration til brugen af løsningen.

Løbende evaluering

På baggrund af pilotforløbet blev der foretaget en evaluering af de tre hovedprioriteter, hvorefter flere initiativer blev besluttet, inden udrulningen til resten af organisation skulle iværksættes.

Det blev besluttet at køre udrulningen i et sikkert tempo, 250-750 brugere om ugen, således at brugerne oplevede dedikeret opmærksom og support ved installationen. Tre adoption-initiativer blev prioriteret:

  • Udvidet informationsmateriale i form af FAQ til brugerne, ledelsesmateriale og træningsmateriale (video og handouts)
  • Udvidet træning af Servicedesk og Field Support inklusiv udarbejdet af vidensbank i ServiceNow
  • Promoveringstourné i Danmark og lokationer udenfor Danmark med +200 medarbejdere 

I hele forløbet fra pilotfasen på den 2 måneder lange promoveringstourné og i løbet af selve udrulningen har der været løbende evaluering af adoptionsforløbet samt de to andre hovedprioriteter. 

ProActive har stået for at facilitere hele udrulnings- og adoption-forløbet.

”Best IT experience ever”

Foreløbigt er 9.000 brugere onboardet på løsningen, så der er fortsat et stykke vej til alle er ombord, men de foreløbige brugere ombord er begejstrede. Det er de først og fremmest på grund af de nye muligheder de får med OneDrive for Business, men også fordi kommunikationen, træningen og supporten har været fantastisk igennem hele forløbet.

Særligt promoveringstournéen har været en stor succes, og mange brugere har udtrykt stor tilfredshed. En medarbejder i Hamborg kaldte projektet for ”Best IT Experience ever”. Tilfredsheden hos brugerne på de respektive lokationer kan formentlig forklares i værdien ved at bibringe adoption af ny teknologi i øjenhøjde til de forskellige målgrupper. 

ProActive står desuden for at afholde 3 træningssessioner om ugen over Skype for Business for Vestas brugere i hele verden, hvor de lærer at bruge OneDrive for Business, Multi Factor Authentication, synkronisering af filer mm. 

”Projektet har uden tvivl været en succes indtil videre, og er endnu et eksempel på, hvor vigtig adoption er, når vi præsenterer nye IT-løsninger i store organisationer”, siger Jakob Ventzel, Senior Document Management & Collaboration Architect