Undgå at Microsoft Teams bliver det Vilde Vesten

24. jun 2021
Brugen af Microsoft Teams er steget kraftigt siden coronapandemiens begyndelse i 2020 og det gælder både chat, online møder og generelt samarbejde i Teams. Så hvordan kan du tage styringen og få overblikket?
Peter Gøtterup
Product Director, IntraActive
Cowboy

En hel del organisationer har taget funktionen til at samarbejde via Microsoft Teams i brug f.eks. til projektteams, opgaverelateret teams eller mere ad hoc baserede teams. Her har funktioner som dokumentdeling og opgavestyring understøttet det at samarbejde online. Nogle er gået videre og anvender sågar Teams til at samarbejde med eksterne samarbejdspartnere eller kunder.

Beslutningen om at flytte samarbejde ind i Microsoft Teams har affødt et behov for at få styr på, hvad det er for teams, man får oprettet.

Microsoft Teams gør det meget nemt for en medarbejder at oprette et team til et projekt eller en tværorganisatorisk opgave, som lige opstod på et møde. Denne situation opstår, når Microsoft Teams er sat til, at alle medarbejdere frit kan oprette teams.

Set ud fra et styringsmæssigt perspektiv, så kan organisationen dog have svært ved at holde styr på hvilke teams, der bliver oprettet og til hvilke formål. Man kan vel godt sige, at brugen af Teams her kan ende i en ”Wild West” situation, især hvis medarbejderne foretrækker nye teams hver gang nye projekter og opgaver opstår.

For at undgå denne ”Wild West” situation, kan ledelsen ty til en ”lock down”, og det gør at medarbejderne ikke længere kan oprette nye teams. I stedet må den enkelte medarbejder bede IT-helpdesken om at oprette et team. Det skaber en administrativ byrde, som kun bliver større, hvis der også skal en godkendelse fra chefen indover.

En forretningsorientret tilgang til Teams

Det er denne situation, der har gjort at vi har udviklet IntraActive Governance. Med dette produkt får ledelsen i virksomheden mulighed for at tage en forretningsorienteret tilgang til det at samarbejde i Teams.

Microsoft Teams er afløseren for Skype, men Microsoft Teams tilbyder så mange andre værktøjer end bare chat og online møder. Det gør, at ledelsen meget bevidst og velovervejet skal tage stilling til, hvordan Microsoft Teams skal tages i brug ude i organisationen og hvilke forventninger man har til medarbejdernes brug af denne samarbejdsplatform.

To vigtige funktioner i IntraActive Governance produktet er Skabelonbyggeren og Governance-overblikket. Den første funktion har en proaktiv funktion – ”Hvordan vil vi arbejde med Teams”, mens den anden funktion har en mere bagudskuende funktion, ”Hvordan er vores Teams brug”.

Skabelonbyggeren

Skabelonbyggeren giver mulighed for at definere og designe forskellige Teams skabeloner med forskellige funktioner og forretningsregler indbygget. Man kan her definere Teams skabeloner til interne projekter, kundeprojekter, ERFA-teams, afdelingsteams etc. og her definere regler for godkendelsesproces, typer af kanaler der skal oprettes, dokumentskabeloner, regler for minimum antal ejere af teamet etc.

skabelonbyggeren

Med Skabelonbyggeren får centrale personer i organisationen mulighed for at implementere funktionalitet i Teams, der konkret realiserer, hvordan man vil understøtte samarbejde i organisationen og hvordan man sikrer ejerskab og gennemsigtihed i de ”samarbejdsrum”, som bliver skabt.

Overblik med Governance

Governance overblikket gør det muligt at få overblik over, hvordan brugen af Teams er i organisationen. Der er mulighed for at få overblik over f.eks.

  • Antal aktive teams
  • Antal inaktive teams
  • Antal arkiverede teams
  • Antal teams med manglende ejere
  • Antal teams med gæster
  • Antal teams med manglende ejer
  • Antal teams med manglende skabelon

Med dette overblik giver det administratoren mulighed for at tage aktion og sætte processer i gang, der adviserer ejere af et team om, at deres team er inaktivt og måske skal arkiveres. Ligeledes er der mulighed for at kvalitetssikre ejerskabet af teams og sikre, at der er ejere på et team og hvis ikke, eskalere det videre til en leder, projektansvarlig eller lignende.

Denne form for Governance har både karakter af at rydde op, men samtidig også af at sikre, at centrale politikker og regler overholdes. Når der skal ske advisering af ejere af teams, så tilbyder IntraActive Governance mulighed for at det sker manuelt via administratoren eller at man anvender automatiserede processer som fx advisering til et teams ejere, at teamet arkiveres eller slettes.

Få styr på brugen af Microsoft Teams i jeres organisation

Når vi installerer IntraActive Governance hos en kunde, der har anvendt Microsoft Teams i et stykke tid, får kunden ofte en overraskelse. Et eksempel er nedenstående kunde, der har en mængde teams som er inaktive. Det kan f.eks. være, at der i 90 dage ikke har været nogen chat-aktivitet eller at ingen dokumenter er åbnet eller redigeret i denne tidsperiode. Så i dette eksempel er der 1387 Teams der måske slet ikke mere benyttes!

governance-overblikket

Ved installationen af IntraActive Governance i et Microsoft Teams miljø, hvor man i stor udstrækning har brugt Teams, vil der være en opgave i at få afklaret historikken og få indført de regler, man nu gerne vil have for de forskellige typer Teams, man ønsker at arbejde med. Man vil yderligere have en opgave i at få disse regler lagt ud over de eksisterende Teams og endelig vil der være en oprydningsopgave med at få arkiveret eller slettet de Teams, der ikke længere har værdi for organisationen.

Microsoft Teams Governance

Med Microsoft Teams er det blevet legende let at arbejde sammen i teams både indenfor og udenfor organisationen. Det er så nemt og hurtigt at oprette nye teams, at det med tiden kan skabe kolossalt kaos. Så hvordan får I kontrol over oprettelsen af nye teams med navnestandarder, automatiserede politikker, team skabeloner osv.? Der behov for et værktøj, som sætter rammer og regler for brugen af Microsoft Teams.

Peter Gøtterup
Peter
Gøtterup
Director, IntraActive
+45 41 72 32 04
peterg@proactive.dk

IntraActive

Med IntraActive kan du nå ud med vigtig information til dine medarbejdere på forskellige devices. 

IntraActive
Læs mere
IntraActive