Office 365 grupper til journalisering og fælles adgang til e-mails

I hele min karriere har e-mails fyldt en stor del af mine daglige opgaver. Det er Outlook jeg starter om morgenen, og det er Outlook jeg lige checker på mobilen, når jeg venter ved mødelokalet, kaffemaskinen eller pachinko automaten. Jeg mindes egentligt ikke, at mængden af e-mails er gået hverken markant op eller ned de seneste 15 år, men har holdt sig nogenlunde der, hvor jeg lige akkurat ikke kan nå at behandle dem alle lige godt. Det er en præmis man må agere indenfor, når man tilrettelægger sit øvrige arbejde.

Jeg forventer egentlig, at dette vil fortsætte – e-mails vil forblive et væsentligt, hvis ikke dét væsentligste medie til kommunikationen i og på tværs af organisationer. Dette på trods af utallige spådomme om andet og forbedringer af instant messaging og message boards, som skype, Yammer og Teams. Hvor disse måske har taget en smule af mail strømmen, har de nok i højere grad mindsket behov for møder, personlig kontakt og for manges vedkommende, brug af telefonen. De har også udfyldt helt nye behov – som persistering og tilgængeliggørelse af viden, og endda søgning på tavs viden.

Søgning på tavs viden

Noget Yammer er rigtig god til, er at søge på viden, der ikke er nedskrevet – tavs viden eller tacit knowledge. Dette gøres ofte ved at stille et spørgsmål, der starter med ”Er der nogen der ved noget om…”, og straks begynder resultaterne af dukke asynkront op – som resultat af gode kollegers input. Hvis man som os i ProActive har en god Yammer-kultur naturligvis – for det er nødvendigt. Denne viden bliver så straks synlig for alle nuværende som fremtidige brugere, og kan bruges på tværs af organisationen.

Udfordringer ved mail baseret massekommunikation

E-mails har ofte et andet udspring. Det handler om dyb kontekstuel kommunikation mellem mennesker, hvis relationer kan spænde fra at være meget tæt knyttede til knap at kende hinanden. Relationen og kontekst afspejler formatet – hvilket kan gøre e-mails meget personlige.

Dog bruges e-mails også ofte til massekommunikation til projektdeltagere, ansatte i en afdeling eller andre større eller mindre fællesskaber.

I nogle tilfælde laves der er mailgrupper til disse fællesskaber, således at det bliver nemmere at kommunikere til samme gruppe af mennesker. Denne model er ikke helt uden problemer, og her mener jeg ikke mængden af personlige mails – dette er som nævnt en præmis jeg accepterer. Udfordringerne er i stedet nogle andre, så som:

• E-mails er personlige så nye medlemmer af fællesskabet, har ikke mulighed for samme historik og overblik som gamle.
• Når en person forlader virksomheden, vil mailboksen, og al den viden der befandt sig her, ofte forsvinde.
• Modtagere af e-mails er enten styret af vedkommende, der sender, eller en administrator af en mailgruppe. Der er ikke mulighed for aktivt at opt’e ud eller ind, på en korrespondance, som der er med f.eks. Yammer.

Journalisering og arkivering

Nogle organisationer har set behovet for at komme disse problemer til livs, og har defineret procedurer for journalisering og arkivering af e-mails. Dette kan være ved brug af public folders, eller diverse Outlook plugins der f.eks. gemmer projekt e-mails på projektets SharePoint site. Dette gør at vigtige e-mails er tilgængelige for hele fællesskabet, både nuværende og fremtidige medlemmer.

Office 365 grupper til håndtering af fællesmails

Flere og flere er begyndt at benytte Office 365 grupper. Enten oprettet via Teams, Planner, SharePoint eller på anden vis. Disse grupper er født med en delt mailboks, der gør at e-mails til det fællesskab der udgør gruppen, kan gemmes her. Fordelene ved brug af denne mailboks i stedet for mulighederne nævnt ovenfor, er mange.

• Man kan skrive til og fra mailboksen, hvilket gør at alle gruppens medlemmer har adgang til dem med det samme.
• Som medlem af gruppen kan man frit vælge, om man vil modtage mails til gruppens mailboks, i sin egen indbakke også – som en slags notifikation. Ejerne af gruppen kan også definere om medlemmer som udgangspunkt skal notificeres eller ej.
• Afhængig af gruppens tilgængelighed (åben eller privat) kan brugere selv tilmelde sig en gruppe, og dermed selv sikre sig adgang til gruppens e-mail.
• Det er standard Office 365 funktionalitet. Ingen behov for avanceret opsætning i Exchange eller installation og support på 3 parts plugins. Drag and drop fra egen indbakke til gruppens indbakke er en simpel mulighed (er på vej til desktopklienten også).
• E-mails har det nu engang bedst i Exchange, hvor de på lige fod med anden information i Office 365 er underlagt diverse retention og data loss prevention politikker.

Vi har allerede set kunder, der er ambitiøse med deres e-mail journalisering, ty til Office 365 Groups og delte mailbokse til håndtering af projektmails. Dette kan være vejen at gå, hvis I også ønsker at løse udfordringerne med tilgængeliggørelse af viden i e-mails.