Tilbage

Giver Business Intelligence overhovedet værdi?

Det korte svar er at det afhænger af rigtig mange faktorer, og at det er rigtig svært at måle. Men lad os se hvad vi kan gøre ved det.

For nogle år siden var jeg en del af et større Business Intelligence projekt. Organisationen ønskede at være data-drevet, en vision dikteret fra CEO’en. En meget visionær mand der havde forstået hvilken forretningsmæssig værdi som data kunne skabe hvis det blev brugt i den rigtige kontekst ude i forretningen. Med andre ord, var den fulde ledelsesopbakning på plads.

I gang med projektet

Vi et team på 4-5 konsulenter der går i gang med projektet sammen med organisationens interne BI team. Den nævnte konstellation fokuserede på den tekniske del af Business Intelligence platformen som skulle understøtte den data-drevet vision, mens nogle andre tog sig af change management og adoption delen (troede vi i hvert fald). Mange tusinde timer senere, og vel at mærke med løbende releases, evaluering m.m. føler vi nu at vi er nået så langt i fht. det oprindelige scope, at vi nu kan begynde at snakke om værdiskabelse i forretningen.

Hvad er værdien? Giver Business Intelligence overhovedet værdi?

"It's ironic that we/BI are the group that measures everything in the organization, but we don't have a good way to measure ourselves and our effectiveness." (Eric Colson)

Vi får så dette, måske lidt uheldige spørgsmål ind af brevsprækken:

”Vil I ikke hjælpe os med at redegøre for hvilken værdi dette projekt har skabt i forretningen?”

Den lidt uheldige del er selvfølgelig at vi jo mener at det burde være helt åbenlyst hvilken værdi vi har skabt, til trods for at det også har været en dyr fornøjelse i konsulenttimer, BI-licenser og IT infrastruktur. Vi kan se at forretningen bruger den BI platform vi har implementeret – det viser de brugsdata vi har på platformen og vi har ikke mindst fået god feedback fra brugerne.

Men hvilken værdi havde vi reelt skabt i forretningen ? Gav Business Intelligence overhovedet værdi ? – det var ikke fuldstændig åbenlyst, og det jo ikke er nogen værdi i sig selv at have en BI platform der virker og er implementeret indenfor budget og til tiden. Derudover forelå der ikke en fuldstændig klar forventningsafstemning vi kunne referere til, i forhold til de ønskede forretningsmæssige værdier som organisationen forventede med baggrund i det data-drevet projekt der blev sat i søen.

Forventningsafstem på forhånd

Det havde været nærliggende lige at banke på døren hos CEO’en eller den program-ansvarlige og stille et par halv frække og lettere lumre spørgsmål ala:
Hvem i organisationen tror du egentlig får gavn af at være data-drevet ?

  • Hvordan forestiller du dig at fremtiden ser ud når vi er blevet data-drevet?
  • Hvordan kommer BI platformen til at indgå i jeres beslutningsprocesser?
  • Hvornår ved vi at dette BI projekt er en succes?
  • Prøv at liste 5 forretningsmæssige succeskriterier for projektet som forventes at påvirke værdiskabelsen i virksomheden?
  • Hvornår er dette projekt en success ?

Man kunne måske have kørt en Impact Mapping eller gevinstrealiserings- (tegn gevinst diagram) workshop og der findes sikkert mange og bedre spørgsmål, men I har en fornemmelse af hvor jeg vil hen ad. Det havde været rart lige at have haft en fornemmelse af hvad organisationen forventede.

”Men hvilken værdi har vi reelt skabt i forretningen?”

Lad os prøve med lidt statistik

Heldigvis for os, så fandt vi ret kvikt nogle statistikker fra en større BI undersøgelse omkring hvad man som organisationen får ud af at have en BI platform. En statistik vi sendte videre til kunden, og så var det oprindelige spørgsmål lukket ned.

Lad os kigge lidt på nogle af gevinsterne fremhævet i illustrationen.

Hurtigere rapportering har ingenting med BI at gøre, men lad os tage denne med

66 % af de adspurgte oplever at de opnår en hurtigere rapportering, analyse og planlægningsproces. Så hvad er det omregnet til kroner og øre ? Hvad er det omregnet til medarbejder tilfredshed ? Betyder det at vi kan reducere medarbejderstaben ? Denne gevinst er måske ret interessant og let at tage at føle på. Men er det ikke bare en sideeffekt af BI ? af at få skabt et Data Warehouse hvor data indsamlingen og bearbejdningen af data er sat i system og udføres automatisk ? Handler BI ikke om at træffe bedre beslutninger ? – De rette informationer, til de rette mennesker, i rette tid i rette format. Men hvis BI også kan hjælpe med at optimere processer og levere hurtigere rapportering, ja så tager vi da den med. Det er klassikeren vi altid hører – nu kan vi få mere tid til at analysere data fremfor at bearbejde og indsamle data og det er her den sande gevinst af procesoptimeringen ligger.

Mere akkurat rapportering

59 % oplever mere akkurat rapportering m.m. Se nu begynder vi at snakke og vi kommer også tættere og tættere på hvad BI handler om. Fordi med mere akkurat information, er sandsynligheden for at træffe en bedre beslutningen også større. Denne er også relativ målbar. I kan jo lave en før og efter evaluering på følgende: På hvor mange møder og hvor lang tid bruger I på at diskutere hvorvidt nøgletallene er pålidelige, fremfor rent faktisk at bruge nøgletallene fra BI platformen til at træffe beslutninger.

Bedre beslutninger – hvorfor er det ingen BI projekter der analyserer beslutningsprocesser ? Kan vi overhovedet måle værdien af Business Intelligence?

50 % oplever bedre beslutninger. Nu er vi ved at være der, selvom det tal gerne måtte have været højere. Gad vide hvordan man som organisation er kommet frem til dette - vha. mavefornemmelser ;-) Det er nemlig svært at mål hvad er en bedre beslutning og hvor stor indflydelse havde BI.

Ethvert BI projekt starter med at analysere hvilke data der kan understøtte beslutningsprocessen. Nogle analyser tager udgangspunkt i organisationens strategiske mål, mens andre operationelle og nogle midt i mellem. Men de færreste BI projekter går så langt og analyserer organisationens beslutnings-setup, hvilket jo kan undre, hvis formålet med BI er at træffe bedre beslutninger.

Hvem er beslutningstagerne og hvordan agerer de?

Hvem er beslutningstagerne ? – hvad er deres mål, kompetencer og hvilke beslutninger kan den enkelte tage? Nogle personer er måske svage beslutningstagere og overlader gerne dette ansvar til andre. Nogle tager credit for andres gode beslutninger. Nogle tager gerne beslutninger alene, mens andre helst gør det i grupper. Nogle tager beslutninger efter hvordan det fremmer deres karriere og hvordan det får dem til at se ud, hvor data og fakta er underordnede. Hvem bliver påvirket af hvilke beslutninger? Hvordan påvirker eksterne faktorer organisationens beslutninger ? Hvor lang tid bruger organisationen på hvilke beslutninger – prøv at mappe beslutningsprocessen fra start til slut og tag tid. Skal de nuværende beslutningsprocesser re-designes ? Hvordan handler organisationen med baggrund i beslutninger ?

Hvis BI er så vigtig for beslutningsprocessen så start da med at lave en decision process model for forskellige typer af beslutningstagere.

Business Intelligence værdikæden

Men lad os lige komme tilbage på sporet, og se hvordan man så måler værdien af en bedre beslutning og om Business Intelligence giver værdi. Lad os lynhurtigt kaste et blik på nedenstående illustration, som er en form for BI værdikæde.

(illustration inspireret fra bogen ”Hyper: Changing the way you think about, plan, and execute business intelligence for real results, real fast! “)

Hvad siger illustrationen så. Værdiskabelsen i organisationer sker med baggrund i effektive beslutninger. Effektive beslutninger sker med baggrund i information. Altså de rigtige informationer. Og nogle af disse rigtige informationer kommer fra organisationens BI platform der med menneskelig intervention (dvs. data analyse) er konverteret til indsigter man kan handle på. Handler man ikke på indsigter skaber man ikke værdi.

Og lad os nu skære fuldstændig ind til benet. Formålet med god BI er at tage bedre beslutninger der i sidste ende øger profitten. Hvis ikke det er formålet, hvorfor så investere i BI.

Hold da op der er mange faktorer man pludselig skal måle på for at finde ud af om BI giver forretningsmæssig værdi. Derudover så foreligger resultatet af en beslutning typisk i fremtiden, hvilket tilføjer endnu en faktor til ligningen. Det er svært at måle den direkte forretningsmæssige værdi af BI, så vi kan altså ikke let afgøre om Business Intelligence giver værdi.

En hurtig evaluering af den gode beslutning

Men prøv at lav en hurtig assessment:

  1. Kortlæg de sidste 5 beslutninger der er blevet truffet og handlet på
  2. I hvilken grad indgik BI som beslutningsunderstøttende element (relevans, rettidigt, præcision, format kontra erfaring og intuition)
  3. Hvad skete der med udviklingen i tallene fra det tidspunkt der blev handlet på beslutningen og 3-6 måneder frem (eksterne faktorer som markedsudviklingen kan selvfølgelig påvirke dette). Vælg et forretningsområde - eks. salg og pipeline styring - får I lukket flere sager efter at I fik et dashboard der belyste dette område?
  4. Havde beslutningen nogle uforudsete konsekvenser som Business Intelligence understøttelsen + kvalitative indsigter ikke havde belyst

Der er ingen tvivl om at BI indgår som et vigtigt element i beslutningsprocessen. BI er et paraply begreb som indeholder elementer fra Data Warehousing til beslutningsunderstøttelse, så mon ikke der et sted midt i mellem bliver skabt noget værdi - men den direkte effekt er svær at måle.

Gode gamle Peter Drucker giver en hjælpende hånd

Man kan også vende den om og sige – hvad koster det ikke at have let/hurtig adgang til data ? og ellers kan vi altid vende tilbage til vores gode gamle ven Hr. Drucker for hjælp ”If you can’t measure it, you can’t manage it” og hvis der er noget BI kan – så er det at give måltal 😊

Og ellers må I i gang med audit loggen og se om der er flere og flere der adoptere BI platformen – er tendens stigende, så er det typisk fordi BI skaber forretningsmæssig værdi.
Debattér gerne i kommentarsporet hvordan man kan måle den forretningsmæssige værdi af BI. Der er mange perspektiver, som ikke blev nævnt i artiklen, så slå dig gerne løs.