Tilbage

Bliver Power BI det nye ”Excel Hell”?

Alle kan bruge Power BI. Men ender vi i det nye "Excel Hell", hvis vi ikke bliver enige om nogle retningslinjer for brug af Power BI på organisatorisk plan?

I 1982 startede Microsoft rejsen på det vi Business Intelligence konsulenter senere hen betegnede ”Excel-hell”. Årsagen til dette lidt ærgerlige og nedladende navn skulle findes i, at den datagymnastik (VBA, LOOK-UP, Sheet links), der fandtes i Excel-arkene, var uovertruffen og fuldstændig anarkistisk. Typisk var og er det Business Intelligence konsulenternes opgave at få styr på dette anarki og strukturere det i noget så smukt som et Data Warehouse. Men har dette Excel-hell fået en ny konkurrent i Power BI, og hvordan kan man undgå det?

I 1982 hed Microsofts bud på et regneark Multiplan. I 1985 erstattede Microsoft Multiplan i med verdens bedste og mest elskede databehandlingsprogram Excel. Over årene blev Excel til allemandseje, og da jeg studerede på Handelshøjskolen i Aarhus lærte jeg sågar at programmere VBA målrettet Excel, så jeg kunne lave nogle avancerede datatransformationer. Alt det var og er jo meget godt. Der er ikke det, man ikke kan i Excel, hvis man for en kort stund ser bort fra transparens, governance, store datamængder osv. Jeg hører sågar om organisationer, der stadig sender deres kollegaer afsted på kurser i brugen af standard Pivot funktionalitet i Excel. Hvorfor? Fordi det jo er genialt! Hold nu fast der er lavet mange geniale Pivot løsninger i Excel gennem tider – og det giver stor værdi for dem, der også skal arbejde med data.

Da databehandling blev til en leg

Med indtoget af Power Query, Power Pivot og Power View for 6-7 år siden fik de Exel og data-elskende personer - og dem er der mange af - nye værktøjer til at arbejde med arbejde i Excel. Power pakken blev gjort til en del af standard Excel pakken, og vupti så blev det gjort endnu lettere at lave komplicerede beregninger og transformationer. Det blev muliggjort at arbejde med endnu større datamængder pga. Power Pivot.  Det blev nemmere end nogensinde før at lave flotte visualiseringer i Excel med Power View. Og Power Query gjorde databehandlingen til en leg. I det hele taget blev det gjort endnu nemmere at lave kompliceret datagymnastik i Excel.

Lægger kildesystemerne ned

Det blev gjort endnu nemmere at lægge kildesystemerne ned, når nyt data skulle ”refreshes” i Excel. Det bedste/værste eksempel jeg har oplevet, var en organisation der havde lavet avancerede beregninger i Excel, som var direkte forbundet til et af virksomhedens vigtigste kildesystemer, hvorfor det tog 2-3 dage at få data opdateret i Excel hver gang der skulle kopieres nye data over i Excel. Det blev altså lige pludselig en opgave, der kun kunne udføres i weekenden, da kildesystemerne var ubrugelige i al den tid, der blev kopieret data over i Excel. Sådan går det, når man lægger komplekst logik på et dataudtræk.

Som vinden blæser

Udfordringen med Excel er, at der ikke er en måde at gøre tingene på, med mindre man selvfølgelig finder et fælles format for dette i organisationen. Der er mange forskellige måder at transformere data på. Det er muligt at slette og ændre data som vinden blæser, og det kan nogen gange være svært at finde ud af hvilken retning vinden blæser. Der er sjælden nogen dokumentation på, hvad der er lavet, og sidst og ikke mindst er der sjældent nogen, der har overblikket over, hvor mange der bruger Excel til at arbejde med data. Nu får jeg det til at lyde så trist, hvilket ikke er meningen for Excel er jo genialt, men det kan give nogle udfordringer, specielt når man arbejder med data, og specielt hvis man ønsker at arbejde med data som resten af organisationen også skal bruge til noget fornuftigt.

Bliver Power BI det nye Excel-hell?

Med al den læring og feedback, som Microsoft gennem årene har fået fra Excel-brugerne og senest fra ”Power” add-in brugerne, udviklede Microsoft Power BI. Power BI som skal løfte organisationerne til at få mere værdi ud af data. Power BI som alle kan bruge og især Excel brugerne, som nemt ville kunne tilegne sig Power BI kompetencer.

Alle kan bruge Power BI. Alle der brugte Excel til datatransformationer kan bruge Power BI. Men ender vi blot i det nye Excel-hell, hvis vi ikke på organisatorisk plan bliver enige om nogle retningslinjer for brug af Power BI?

ProActive kan hjælpe med at udarbejde Best Practices for jeres Power BI løsning :)