5 tips til en bedre arbejdsdag hjemmefra

11. mar 2020
Mange arbejder i disse dage hjemmefra. Det giver en anderledes dag, og det kan føles mærkeligt. Det behøver det dog ikke gøre.
Pernille Normann og Lasse Skjelmose
ProActive Learning
Hjemmearbejdsplads
Hjemmearbejdsplads

Vi har 5 tips til en bedre arbejdsdag hjemmefra, som vi selv benytter, og som vi mener må kunne gavne andre. Vi bruger selv Microsoft Teams til vores samarbejde og tager udgangspunkt i det værktøj, men funktionerne, vi nævner i det følgende, findes også i andre virtuelle samarbejdsplatforme.

Her får du 5 tips til at gøre hjemmearbejdsdagen bedre. Samtidig er det også fifs til at være den gode kollega, når du arbejder hjemmefra.

1) Mød ind, som du plejer – også virtuelt

Ligesom du hilser med et ’godmorgen’, når du møder ind på kontoret, er det god skik at gøre det samme, når du er på fra hjemmekontoret. Så ved dine kolleger, hvornår de kan begynde at skrive til dig, og der er stadig noget, der ’binder jer sammen’.

I Teams kan I bruge kanalen ’General’ til at hilse på hinanden om morgenen. Ja, det er fjollet de første par gange men det virker!

På samme måde så husk at sige farvel, når din arbejdsdag er forbi, og du ikke er tilgængelig resten af dagen. Præcis ligesom du normalt ville forlade kontoret. Hvis ikke du siger det, har dine kolleger ikke ”set dig gå”, og de sidder måske og venter på et svar.

2) Brug din tilstedeværelsesindikator aktivt

I Teams kan du angive din tilstedeværelse og på den måde markere overfor dine kolleger, om du er tilgængelig. Tilstedeværelsen gør det tydeligt for alle, hvem der er tilgængelig – I kan jo ikke lige kigge over skærmen og vente på øjenkontakt, som I plejer.

Vi bruger selv tilstedeværelsen som et trafiklys:

  • Når du er grøn, så kan du kontaktes. Du har tid til at blive kontaktet og til at svare på spørgsmål fra andre.
  • Når du er gul, så er du ikke helt så tilgængelig som normalt. Der kan gå lidt, inden du vender tilbage til den kollega, der har kontaktet dig. Det kan også være, at du gør det med det samme. Men forventningerne hos dem, der kontakter dig, er justeret en smule.
  • Når du er rød, så vil du ikke kontaktes medmindre det er akut. Du kan være i møde, have fokustid til vigtige opgaver, være væk fra computeren eller noget helt fjerde.

Hvis hele jeres arbejdsplads er beordret til hjemmearbejde, kan det især være en fordel at have fokustid. Du kan nemt blive kontaktet af mange kolleger på en dag, og det kan være forstyrrende. Så gør brug af dine tilstedeværelsesindikatorer, så du kun bliver forstyrret, når du har tid til det.

Brug din tilstedeværelsesindikator aktivt og sørg for at ændre den i takt med behovet i løbet af dagen.

Du kan ikke altid være rød, og du kan have brug for at være rød.

Det er en god idé af aftale indbyrdes, hvordan I bruger tilstedeværelsen. Dybest set handler det om, hvordan I er gode kolleger over for hinanden, så med lidt træning skal det nok blive en del af jeres arbejdsvaner.

Tilgængelighed i Microsoft Teams

Tilgængelighed i Microsoft Teams


3) Dyrk den gode chat-kultur

Med chatprogrammer på arbejdspladsen er det blevet let at komme i kontakt med kolleger uanset, hvor du eller de er henne. Vi er blevet vant til bare at smide en chat og forvente svar hurtigt tilbage.

Men det kan være et stressende arbejdsmiljø at være i, så overvej jeres chat-kultur og følg disse råd:

  • Selvom en kollega er ”Grøn”, betyder det ikke, at du altid kan forvente svar på en chatbesked med det samme. Ligesom du heller ikke selv nødvendigvis skal svare på alt med det samme.
  • Har du en hastesag, der ikke kan vente? Skriv ’haster’ i din besked, så modtageren ved, at du har brug for svar hurtigt. I Teams har du også mulighed for at markere en chatbesked, som haster. Så vil modtageren blive notificeret om beskeden indtil de svarer på den – men brug nu funktioner som denne med omtanke.
  • Hvis du selv finder svaret inden din kollega vender tilbage til dig, så skriv lige endnu en besked om, at du har løst problemet, og du ikke behøver et svar. Det er god stil på arbejdspladsen – også den virtuelle.

4) Brug mentions til at tilkalde kolleger til dokumenter

Udnyt hjemmearbejdet til at få endnu bedre samarbejdsvaner med kollegerne. De vil også komme jer til gode, når I er tilbage på kontoret.

I stedet for at skrive en chat, når du skal bruge en kollega, så kan du lave en @mention i Teams. Så får kollegaen en notifikation om, at de er blevet nævnt og kan selv vælge, hvornår de vender tilbage til dig.

Gør det fx i et dokument: du laver en kommentar, og i den kommentar skriver du først et @ og direkte efter det, skriver du kollegaens navn. Det kunne se sådan her ud: @David Nielsen.

Det kan også bruges i Teams, hvis du har brug for, at en specifik kollega ser dit opslag – eller hele teamet, for den sags skyld.

På den måde kan du, selvom du arbejder hjemme, nemt komme i kontakt med de relevante mennesker i løbet af din arbejdsdag og få dem præcis hen til det sted du har brug for deres hjælp, kommentar eller øjne.

Brug mentions i Microsoft Teams og Office

Brug mentions i Microsoft Teams og Office


5) Tag sko på!

Det lyder fjollet, men vi ved af erfaring, at hjemmearbejdsdagen hurtigt kan mangle struktur, og at grænsen mellem arbejde og fritid smelter sammen.

Derfor er det godt at markere ’Nu er jeg på arbejde’ ved at tage sko på eller en skjorte, make-up eller noget andet, du kan forbinde med at være på arbejde.

Det er et simpelt råd, der kan du hjælpe dig selv med at skabe struktur. Så har du også bedre pauser i løbet af dagen, og du kan bedre lukke ’ned’, når arbejdsdagen er slut, og du har fri.

Det var 5 tips til en bedre arbejdsdag hjemmefra. Med de 5 tips kan du gøre hjemmekontoret til en lige så god dag, som den ville være på kontoret og samtidig ikke være alt for langt væk fra dine kolleger.

I ProActive Learning har vi standardkurset på dansk i Teams. Læs mere her.

Kontakt

Lasse
Lasse
Skjelmose
Manager, ProActive Learning
+45 27 22 33 72
lasse.skjelmose@proactive.dk

Få gratis adgang til træningskurser i Microsoft Teams

Skal du og dine kollegaer hurtigst muligt have samarbejdet hjemmefra til at glide med Microsoft Teams?

ProActive Learning
Læs mere her
Modern workplace