Virtuelle byråds- og borgermøder med Microsoft Teams

COVID-19 har tvunget os alle til at arbejde og kommunikere på nye måder. I de danske kommuner har der været et ekstra lag af kompleksitet, idet man på den ene side havde begrænsede muligheder for at samles fysisk, og på den anden side stadig skulle træffe nødvendige politiske beslutninger. At byråds- / kommunalbestyrelsens beslutninger skal være offentlige for borgerne, gjorde det ekstra vanskeligt, da møderne nu ikke kunne overværes. Det har skabt en efterspørgsel efter muligheden for at afholde møderne online med muligheden for at streame det ud til borgerne.

Mange kommuner har de seneste uger testet muligheden for at afholde byrådsmøder online via platforme som Microsoft Teams, Skype for Business, Zoom og Teams Live Events, og selvom løsningerne ikke kan kompensere for den fysiske nærhed i de politiske processer, har mange dog fået blod på tanden. Flere har endda valgt at åbne mere op for afholdelse af formøder, temamøder og ekstraordinære udvalgsmøder, da det giver fleksibilitet og er effektivt for deltagerne. 

Spørgsmålet er nu: Er det muligt at bruge erfaringerne fra de seneste måneder til at skabe fremtidens byråds- og borgermøder på en måde, som dels sikrer overholdelse af de demokratiske spilleregler, og dels gør det mere attraktivt for kommunens borgere at engagere sig i arbejdet?

I denne broadcast, vil ProActive og firmaet bag FirstAgenda (Ditmer) i fællesskab prøve at give et bud på, hvordan kommunens interne samarbejds- og kommunikationsplatform også bliver platform for en åben, engagerende og fleksibel dialog med borgere og andre interessenter i det politiske arbejde.

Agenda

Scenarier for kommunens møder med borgerdeltagelse

• Fysiske møder i byrådssalen - evt. med streaming
• Onlinemøder med virtuel deltagelse
• Kombination af fysiske møder og onlinemøder
• Borgermøder med live-deltagelse udefra
• Valg af mødeplatform

Sikkerhed, compliance, økonomi m.v.

• Lidt om teknikken
• Sikring af engagement og indsigt

Personer, indhold, agenda og afstemninger

• Inddragelse af borgere med Q&A
• Professionel produktion

Eksempel på en løsning

• Teams Live Events - Agenda Live - streaming via YouTube til kommunens hjemmeside

Næste trin

• Hvordan kommer din kommune i gang?