Alle nyheder
8. januar 2013

Svendborg Kommune optimerer processerne med Office 365

Svendborg Kommune erstatter gammel Lotus-Notes platform med Office 365.

”Vi sparer ca. 30 procent på driften sammenlignet med i dag. Men potentielt er der langt mere at hente på de processer, vi siden kan optimere efter omlægningen til Office 365. Det bliver et fantastisk spændende forløb.”

Sådan siger Digitaliserings- og IT-chef Søren Bach-Hansen fra Svendborg Kommune, der i begyndelsen af 2013 udskifter sin aldrende Lotus Notes-platform, så de 3.000 brugere i stedet får mail- og kalenderadgang via Microsoft Office 365.

Fra fokus på drift og teknik til fokus på brugernes ønsker

”Drift af mail og kalender er ikke længere en opgave, vi bør bruge kræfter på, men en hyldevare, vi lige så godt kan trække ind fra skyen. Derfor ser jeg overgangen til Office 365 som et naturligt skridt i processen med at udvikle it-afdelingen fra primært at have fokus på teknik til at have hovedfokus på realisering af organisationens udviklingsønsker”, siger Søren Bach-Hansen og tilføjer:

”En it-afdeling skal ikke have øjnene på dioderne i serverrummet men på brugernes behov. Her hjælper Office 365 os med at levere gennemskuelige, omkostningseffektive løsninger, der direkte understøtter organisationens behov.”

Office 365 modtaget med kyshånd

Når valget blandt flere andre muligheder faldt på Office 365, skyldtes det dels, at løsningen lever op til gældende lovgivning om sikker behandling af personfølsomme data og dels kombinationen af indbyggede services og let anvendelighed.

”Når vi har fortalt om Office 365, er det blevet utrolig godt modtaget hos både medarbejdere og ledelse, der har en forventning om, at nye løsninger er lækre, velfungerende og enkle at finde ud af. For når alle skal arbejde mere effektivt, nytter det ikke at strikke en politisk korrekt open source-løsning sammen, som ingen for alvor bryder sig om. Tingene skal hænge sammen”, konstaterer Søren Bach-Hansen.

Store forventninger til løft af processer

ProActive er netop i færd med at implementere Office 365, i første omgang med fokus på Exchange - mail og kalender. I anden omgang skal der ses nærmere på at optimere en lang række processer og således få det fulde udbytte af Office 365 pakken ved at gøre brug af de øvrige produktivitetsværktøjer SharePoint og Lync.

”Samtidig går vi fra gammelt til nyt med en platform, der ikke bare leverer det, vi har behov for i dag – mail og kalender – men også kan lime en række andre elementer og funktioner bedre sammen. Vi har f.eks. store forventninger til, at SharePoint og Lync på lidt længere sigt kan hjælpe os med at integrere og optimere processer. Det vil der potentielt være så store fordele ved, at det fuldstændig overskygger driftsbesparelsen på 30 procent”, udtaler Søren Bach-Hansen.

It-afdelingen har således bedt såvel kolleger som samarbejdspartnere om at holde udkig efter funktioner og processer, man på sigt kan effektivisere med Office 365. Samtidig benytter man overgangen som anledning til at sætte uddannelsesprogrammer i gang, så de ansatte bliver i stand til at anvende deres it-værktøjer mere effektivt.

”De første 250 brugere konverteres til Office 365 i januar 2013, mens resten følger i månederne efter. Jeg tror, at det kommer til at gå rigtig stærkt, for der er et meget stort ønske i organisationen om at komme i gang”, slutter Søren Bach-Hansen.