Alle nyheder
17. februar 2014

Grundejernes Investeringsfond digitaliserer omfattende dokumentarkiv

500 hyldemeter dokumenter fra 15.000 sager digitaliseres og samles i en stor SharePoint 2013 løsning.

Grundejernes Investeringsfond (GI) har netop overstået første fase af en omfattende digitalisering af et 500 hyldemeter stort arkiv med sagsakter fra cirka 15.000 sager svarende til små 4 TB data. 

Da det loftrum, som hidtil har tjent som GIs sagsarkiv, skulle totalrenoveres og dermed ryddes, ville IT-chef John Tangaa helst ikke se de fysiske papirdokumenter igen. Hans vision var derimod at digitalisere hele sagsarkivet. 

Dermed er samtlige sagsakter er blevet indscannet (digitaliseret), fået tilføjet relevant metadata og blevet arkiveret i en stor SharePoint 2013 løsning. 

ProActive har bistået GI i det omfattende projekt. ProActive har bl.a. hjulpet med, at den fysiske organisering af sagsmapperne blev omsat til en tilsvarende logisk organisering i SharePoint og udviklet et avanceret importværktøj, der under importen har sørget for, at alle dokumenter er blevet tagget med relevant metadata, således at de senere kan fremsøges hurtigt og effektivt.

Microsoft Dynamics CRM som sagshåndteringssystem

Hvor SharePoint løsningen udgør selve dokumentarkivet, hvor sagsakterne er gemt, anvendes Microsoft Dynamics CRM som sagshåndteringssystem, hvorfra sagsakterne tilgås. På længere sigt skal sagsakterne være tilgængelige via søgning, således at der kan fremsøges dokumenter på tværs af sager. 

IT-chef John Tangaa er tilfreds med den foreløbige arkivløsning, som allerede har gjort arbejdet for GIs medarbejdere en hel del nemmere, og han ser frem til næste fase af projektet, hvor søgning på tværs af sager skal indføres som kronen på værket.   

For yderligere information kontakt it-chef John Tangaa, GI eller ProActive.