Tilbage

Office 365 - øget behov for "Which tool when" analyser og governance

Der bliver løbende lanceret nye Office 365 services og de eksisterende services bliver udvidet med nye funktioner. Hvordan sikrer vi at brugerne anvender de rette værktøjer til deres forskellige arbejdsopgaver ?

Efter en uges Microsoft Ignite Conference med gennemgang af såvel eksisterende som en række kommende funktioner er der ikke grund til at tro, at behovet for at analysere og matche brugernes behov med Office 365 services er blevet mindre - snarere tværtimod. Når jeg klikker på det lille ikon med de 9 felter i hovedmenuen på Office 365​​, ser jeg nu over 20 forskellige værktøjer, der kan hjælpe med alt fra lagring af dokumenter til projektstyring eller social networking.

Det er jo spændende nok, men også en stigende udfordring for ledelese og projektejere at sikre, at brugerne ikke bliver forvirrede og anvender de forskellige services forkert.​

Dokumentlagring i OneDrive, SharePoint eller...?​

Et godt eksempel på ovenstående problematik er virksomhedens ønske om at aflive gamle personlige fildrev til fordel for mere tidssvarende løsninger med mulighed for bedre versionering, deling og søgning. Flere ser Office 365 og OneDrive for Business som et godt alternativ og håber måske samtidig at få bugt med en uautoriseret brug af private tjenester som Dropbox, Box m.fl.

Men med adgangen til Office 365 og OneDrive følger også ofte adgang til udvidet søgning i Delve, lagring i SharePoint og videndeling med både eksterne og interne. Hertil kommer, at brugerne også kan få adgang til at tilgå dokumenterne via en vilkårlig browser eller en mobilenhed, og nu begynder det for alvor at haste med både vejledning og governance, der er tilpasset virksomhedens forskellige politikker. Samtidig skal det også overvejes, om der skal lukkes helt ned for lagring af data på de gamle fildrev, skal data flyttes, skal der være læseadgang, mobiladgang etc.

​Which Tool When?

Mapning, sammenligning og rating af værktøjer kan ske i forskellige formater fra simple lister i Word til mere avancerede modeller i Excel og er en god øvelse, der bør gentages løbende i samarbejde med udvalgte brugere.