Tilbage

Sådan opnår du succesfuld Office 365 udrulning

Hvis du vil blive klogere på, hvordan du udruller din Microsoft Office 365 succesfuldt i din virksomhed, så afsæt 5-10 minutter med en god kop kaffe og læs videre.

Jeg har samlet de gode erfaringer, tips og tricks fra mange års arbejde med cloud og succesfuld udrulning samt ibrugtagning. Der er mange engelske udtryk og termer, som jeg også kort vil uddybe og forklare.

90% af Fortune 500 virksomheder er i Microsoft Cloud

Flere og flere virksomheder øjner fordelene med Cloud løsninger til at optimere forretningen, øge fleksibiliteten og giver adgang til nyeste værktøjer, som kan understøtte mere effektivt samarbejde.

90% af Fortune 500 virksomheder i USA er i Microsoft Cloud. Microsoft Global Datacenters and Network Infrastructure. Herhjemme viser seneste tal fra Danmarks Statistik, at der over de seneste fire år har været en stigning fra 24% til 42% i 2017 i antallet af danske virksomheder, der anvender Cloud løsninger.

I Danmark har rigtig mange virksomheder valgt at investere i Microsoft Office 365, en samling af alle produktivitets- og samarbejdsværktøjer samlet som Software-as-a-Service (SaaS), hvor virksomheden blot betaler abonnement til gengæld for fuld adgang til nyeste værktøjer og services. Altid opdateret og Microsoft sørger for, at drift og sikkerhed er i orden. Man taler om ”Evergreen” – løsningen er altid opdateret.

Husk at identificere og prioritere forretningsscenarier

Der er mange fordele forbundet med at lade Microsoft sørge for at drifte disse værktøjer og services og stille dem til rådighed. Man skal som altid opveje, hvordan det passer ind i ens virksomheds strategi, og forholde sig til emner som sikkerhed, organisering, økonomi og persondataforordning.

Nu har organisationen adgang til en masse nye værktøjer, som IT-afdelingen kan stille til rådighed. Vi ved, at mange virksomheder i Danmark har købt Office 365 licenser, men har ikke taget alle værktøjer i  brug.
Der er ikke lavet en plan for udrulning og ibrugtagning af disse nye værktøjer, og her kommer begrebet ”Adoption” på banen som hovedtema for succes. Adoption handler om udrulning, ibrugtagning, styrke engagement og fremme indføring.

"Adoption handler om udrulning, ibrugtagning, styrke engagement og fremme indføring"

Først skal ledelsen og forretningen dog forstå, hvilke værktøjer og services Office 365 rummer med indsigt og inspiration. Herved kan man sammenstille, hvordan de enkelte værktøjer og services kan understøtte strategiplaner og øvrige eksekveringstiltag. Typisk prioriteret i rækkefølge, hvor de værktøjer og services, som giver størst forretningsmæssigt værdi og er nemmest at få rullet ud, igangsættes først.

Skab værdi med udrulningsaktiviteter

Selvom de fleste cloud services i Office 365 kan være lette at sætte op teknisk, giver det oftest god mening at sikre at infrastruktur, devices, sikkerhed, kommunikation, træning og governance er på plads.
Det hele giver først værdi og øget produktivitet, hvis vi sikrer, at brugerne tager de nye værktøjer fuldt i brug og forstår at arbejde med det i en kontekst af de daglige arbejdsopgaver, der skal udføres.

Ved at arbejde med ”adoption” som det altoverskyggende tema for succesfuld Office 365 udrulning, tilvejebringes en plan for kommunikation, træning og indføring, der er målrettet og tilpasset de enkelte medarbejderes roller og daglige arbejde.

Det er ikke nok at stille en E-learning portal til rådighed og tro, at brugerne dermed anvender værktøjerne optimalt.

Nedenfor er eksempler på gode engagementsaktiviteter, som kan drive succesfuld udrulning:

  • Lanceringskampagne og roadshow med kommunikationsplan
  • Animerede videoer
  • Kampagnevideoer
  • Floorwalker
  • Train-the-trainer
  • Personas
  • Adoption portal
  • E-learning portal eller Learning Management System m. quizzer
  • Guides og træningsmateriale, FAQ og Feedback
  • Which-tool-When
  • Champions Network
  • Gamification og Awards

Start aldrig et Office 365 projekt uden adoption

Formålet med adoption er at sikre, at man som virksomhed får mest muligt ud af sin investering i Office 365 og sikre, at vi understøtter brugerne i korrekt anvendelse af værktøjerne med fuld forretningsmæssig værdi.

Hovedkonklusionen og det gode råd er derfor: Start aldrig et Office 365 projekt op uden en adoption plan og det gælder i princippet alle IT projekter. Leverancen stopper ikke efter endt IT implementering. Succesen måles først den dag brugerne arbejder optimalt med de nye værktøjer og services.

"Start aldrig et Office 365 projekt uden en adoption plan"

Og husk at et Office 365 projekt stopper aldrig, det er en løbende proces i konstant forandring, hvor brugerne skal genbesøges og nye værktøjer og services skal introduceres.  Faktisk har vi på den baggrund internt hos os opfundet ”Adoption-as-a-service”, så man med et løbende abonnement kan understøtte kontinuerlig hjælp med aktiviteter ud mod brugerne.

Sørg altid for ledelsesopbakning og støtte til dit projekt, opsæt konkrete mål så succes kan måles og kommunikeres. Office 365 er meget transparent med rige muligheder for rapportering.

God vind med dit næste Office 365 projekt!