Tilbage

OneNote for teams

En af styrkerne ved OneNote er, at man kan være fælles om en notesbog. Det betyder at alle medlemmer af et team, kan håndtere deres noter det samme sted, men...

...hvor smart det end er, kan man dog komme ud for, at notesbogens struktur ikke er lige logisk for alle teamets medlemmer. I dette blogindlæg, vil vi derfor inspirere til, hvordan en delt OneNote notesbog kan sættes op, så det giver mening for alle.

Logisk for en, ikke for alle

Maja, Hans og Trine arbejder sammen i et projektteam, som har til opgave at udvikle et nyt produkt. Fra start af sørgede Maja for, at de brugte OneNote, og hun indrettede den fælles notesbog med de sektioner og sider som hun så behov for.

Efter fem måneders samarbejde vælger teamet at rykke over på det nye smarte Teams, som de har fået som en del af Office 365. I forbindelse med flytningen, bliver det klart for Maja, at hun er den, der har brugt notesbogen mest. Hans indrømmer faktisk, at han har skrevet sine egne noter et helt andet sted, fordi han ikke kunne finde rundt i deres fælles notesbog. Også Trine fortæller, at hun flere gange har haft svært ved at finde de noterne, hvor hun havde forventet de lå.

Teamet beslutter sig derfor for at lave om i notesbogens struktur, så alle kan finde rundt i den, og så alle føler ejerskab over inddelingen.

Teamet rydder op

For at tage hul på den nye strukturering af noter, vælger teamet at tage en time ud af deres dag, og holde en mini-workshop. De samler nogle post-its i forskellige farver, og finder et whiteboard. Så går holdet i gang med at skrive typer af noter ned, på grønne post-its. Der kommer sedler som ”møder med eksterne”, ”links til inspiration”, ”dokumenter”, ”arbejdsopgaver”, ”morgenmøder” og mange flere. En efter en sætter de deres post-its på white boardet, og læser dem højt for hinanden.

Herefter bruger de, de lyserøde post-its til at inddele de grønne. Det bliver hurtigt klart, at der skal være en gruppering til mødenoter. Herudover skal der være en sektion til inspiration, hvor man kan lægge links, og sådan grupperer de derud af, indtil de har fundet et hjem til alle notater.

Efter workshoppen går de tre i gang med, at flytte rundt på deres eksisterende noter, og laver den nye struktur som de alle er enige om.

OneNote for teams

Fem der er fælles for de fleste

En mini-workshop som den Maja og hendes kolleger afholdte, har værdi for de fleste, men hvis man ikke har tiden, er her nogle tips som de fleste teams kan tage til sig:

  • Overbliksside: lav en slags forside til notesbogen, som kan hjælpe nye i teamet med at finde rundt. Her kan stå om teamets medlemmer og formål, men der kan også være en lille hjælpetekst til, hvordan notesbogen er bygget op og måske link til en vejledning om, hvordan OneNote fungerer
  • Mødenotater: Stort set alle teams afholder møder, som afføder mødenoter. Sørg for at have en sektion til dem. Hvis man kan forudse at man kommer til at afholde rigtig mange møder af forskellig slags, vil vi anbefale at lave en sektionsgruppe til formålet, hvor hver møderække kan få sin egen sektion
  • Inspiration: For et team som Majas, som skal udvikle et produkt, kan der være meget inspiration af finde. Hvordan har andre sørget for finansiering og hvordan laver man smartest en prototype? Den slags inspiration kan ligeledes samles i sin egen sektion. Særligt her bliver det brugbart med 'print til OneNote' som kan gemme hele PDF'er, PowerPoints m.m. direkte i OneNote
  • Dokumentation: Hvis man som Maja og Co. udvikler et produkt eller hvis man laver ændringer til en eksisterende løsning, er det en god idé at dokumentere arbejdet. Så kan man altid kigge tilbage og se, hvorfor knappen skulle være rød og ikke gul
  • Opgavestyring: Der findes mange smarte værktøjer til opgavestyring og OneNote er en af dem. Med det simple opgavemærke kan man let og hurtigt markere en opgave som fuldført eller ej og tilmed tilføje andre mærkater til at holde styr på opgavernes vigtighed.