Tilbage

Microsoft Teams - One App to rule them all

Øget produktivitet med den nye killer app i Office 365 - Teams.

Den 2. november åbnede Microsoft op for, at Office 365 kunder kunne afprøve den nye Collaboration og Chat App - Microsoft Teams. Der har været en del fokus på chat-delen som mange ser som et forsøg fra Microsofts side på at matche den populære tjeneste "Slack". Men perspektiverne og mulighederne med Teams rækker langt videre end emojis, GIFs og etiketter.

Udover mulighederne for at give brugerne en nem og moderne måde at kommunikere på, giver Teams også brugerne mulighed for at anvende deres foretrukne Office 365 services i en og samme app uden at forlade Teams. Det kan lyde lidt bagvendt, når vi tænker på hvor meget fokus, der har været på at stille så mange apps som muligt til rådighed for brugerne, men nye undersøgelser fra bl.a. Forrester viser, at jo mere vi skal skifte apps for at udføre vores arbejde jo mere går det ud over produktiviteten. Det er egentlig ret indlysende og vel også en af grundende til, at større sygehuse nu forsøger at samle 30 gamle systemer i et system.

På den anden side er der helt sikkert stor forskel på, hvilke apps og services vi ønsker at anvende alt afhængigt af vores jobfunktion. Eksempelvis vil en regnskabsmedarbejder givetvis benytte organisationens økonomisystem en del, hvorimod en salgsmedarbejder mere vil arbejde i CRM systemet. Fælles for dem begge er dog, at de både internt i deres afdelingsteams og overfor kunder og samarbejdspartnere ofte vil have brug for en række services til at håndtere dokumentdeling, kommunikation, opgavestyring, noter, møder m.m., og her kommer Teams ind i billedet og giver mulighed for at mixe den rette cocktail af services og data.

Lad mig give et tænkt eksempel fra min egen hverdag i ProActive, hvor jeg bl.a. anvender følgende applikationer: Outlook til mail og kalender, SharePoint til dokument- og projektstyring, CRM til kundeopfølgning, Timelog til tidsregistrering, OneDrive til opbevaring og deling af filer, OneNote til noter og mødereferater, Skype for Business til messeging og online møder og Yammer til social vidensdeling med kolleger og kunder.  Herudover trækker jeg på en mængde informationer fra diverse kilder i et forgæves forsøg på at holde mig opdateret inden for mine interesseområder.

De nævnte services er hver for sig fremragende og vores overordnede kommunikation og videndeling er smukt samlet i vores SharePoint baserede IntraActive Intranet. Ikke desto mindre må jeg må indrømme, at der kan blive en del hoppen rundt imellem apps og services, når jeg skal følge op på kunder, projekter og de interne teams jeg er med i.

Groups

Første skridt til at gøre både min og vores IT-afdelings hverdag nemmere kom med Office 365 Groups sidste år, hvor jeg med oprettelsen af en gruppe nu kan få alle de nødvendige værktøjer til rådighed for et projekt og med connectorer koble informationer ind fra andre relevante kilder. Selvom værktøjerne kunne tilgås fra f.eks. Outlook 2016 eller Outlook Webaccess måtte jeg dog stadig skifte applikation eller åbne en ny fane i min browser for at kunne navigere rundt. Se eksempel herunder.

Microsoft Teams

Andet skridt kom efter Microsoft Ignite 2016 konferencen i Atlanta, hvor Microsoft koblede SharePoint og Groups endnu bedre sammen og gjorde det muligt at tilpasse projekter til teamets formål, ligesom der blevet åbnet for at give eksterne adgang til "gruppen" og en række administrative muligheder blev udvidet.

Teams – One app to rule them all

Tredje - og vel nok den mest afgørende landvinding for min produktivitet - kom med Teams - som i realiteten bygger videre på Groups, men giver mig én applikation – One app to rule them all – hvor jeg kan samle og benytte alle relevante værktøjer og data uden at forlade applikationen - tilmed er applikationen fra dag 1 tilgængelig på alle mine enheder. Jeg kan starte og benytte Skype for Business direkte uden at forlade Teams, og det samme gælder for alle de andre apps, som Office, Planner m.fl., som jeg har nævnt ovenfor.

Microsoft Teams

Hvis der er tale om en større kunde eller et projekt, kan jeg også bygge mere på Teams ved hjælp af kanaler, der f.eks. kan benyttes specifikt til salg, økonomi, HR eller lignende og trække på data fra eksterne kilder. Jeg kan tilmed automatisere mit arbejde yderligere ved at benytte de nye Flow services til Office 365.

Jeg kunne godt have ønsket, at Microsoft havde kaldt Teams for Groups, da der er flere, der har efterspurgt en "Group" app i Office 365, men det skal nu nok lykkes at forklare sammenhængen og der er ingen tvivl om, at der er mange muligheder for at styrke arbejdsglæde og produktivitet med Teams.

Vi har i ProActive fulgt udviklingen tæt og deltaget i et testforløb forud for lanceringen den 2. november. Kontakt mig gerne og få mere at vide, herunder hvordan I kan håndtere Governance, integrationer og automatisere den løbende administration. Bemærk dog at Microsoft Teams først forventes at gå ud af Preview primo 2017.

For de nysgerrige er der også megen god info at hente her: