Tilbage

Vejen til succes med virksomhedens intranet

Hvordan gør man virksomhedens intranet til en succes med få ressourcer?

Hvor mange mennesker indgår i dit intranet team? Hvis svaret er ½-1 person ligner din virksomhed mange andre virksomheder. De fleste virksomheder i dag synes et intranet er nødvendigt at have og har også ambitioner for intranettet, men det er sjældent at ambitionerne afspejles i de allokerede ressourcer. Nuvel, det betyder ikke, at man ikke kan have succes med sit intranet alligevel.
 
Superbrugere, ambassadører, ildsjæle, champions, change agents osv., kært barn har mange navne. Fælles for dem er dog deres vigtighed i at sikre engagement, inddragelse i og optimal anvendelse af intranettet. Du kender sikkert godt til det der med, at en anbefaling fra en person du kender vægter højere end nogen anden anbefaling. Derfor er det så vigtigt at have en række engagerede medarbejdere omkring intranettet, som kan se mulighederne og værdien i intranettet og spreder budskabet til resten af organisationen.

Det gode spørgsmål er så, hvordan man får fundet, engageret og aktiveret disse personer?

Hvordan får man fat i dem?

Første skridt på vejen her er at overveje, hvilken rolle man ønsker "superbrugeren" skal have. Er det en person, som skal lære andre, hvordan systemet bruges, skal de skabe en positiv stemning omkring intranettet, eller måske begge dele? Jeg mener at begge dele er centralt for succes, og derfor mener jeg også, at det er bedre at benytte begreber som ambassadører og change agents, da de har en bredere betydning end blot at være god til at anvende et system.
 
Det vi ofte oplever er, at disse ambassadører udpeges og udpeges afdelingsvist. Dette kan fungere, men det er centralt, at ambassadørerne er frivillige, og at de tror på projektet. Derfor er der behov for at lave kampagner for at tiltrække ambassadører og sikre, at de forstår værdien i jeres intranet. I stedet for at vælge en person fra hver afdeling eller lokation, kunne man også overveje at se på hvem i organisationen, der har gode netværk og som er vellidte. Det er ofte de personer, som vil have succes i rollen som ambassadør.

Hvordan kan de bidrage til intranet succes?

Ambassadørerne kan bidrage til at sprede gode budskaber og hjælpe brugerne på vej. Helt konkret kan de bruge koncepter som floorwalking, hvor de besøger kollegaer og lige spørger til, hvordan de bruger en bestemt funktion, og hvordan det kan gøres smartere. Andre redskaber kunne være:

  • Afdelingsmøder hvor de deler et tip til at anvende systemet smartere
  • Snak ved kaffemaskinen hvor de spørger kollegaer ind til, hvordan de arbejder og tilbyder metoder til at arbejde smartere
  • Infocaféer hvor ambassadører stiller op til spørgsmål og svar
     

Hvordan kan du hjælpe ambassadørerne?

Måske er du heldig, men ambassadørerne vil sjældent have allokeret tid til rådighed, så det skal gøres på egen lyst og initiativ. Derfor er det vigtigt, at der gøres noget for at hjælpe dem godt på vej. Du kan skabe de rette rammer for, at de kan gøre deres bedste!

  • Skab et fællesskab
  • Del gode idéer
  • Giv dem værktøjer og budskaber
  • Hold dem opdaterede
  • Lyt til de input de kommer med
  • Sørg for at forventningsafstemme så rollen virker overskuelig

Intranet ambassadører er uden tvivl en vigtig kilde til at skabe succes med dit intranet. I kommende blogposts vil vi beskrive mere om andre vigtige indsatsområder såsom ledelsesforankring, launch aktiviteter og god governance.