Tilbage

God kommunikation på intranettet

Har du gjort dig grundige overvejelser om kommunikationen på din organisations intranet? Få fem gode råd for god kommunikation på intranettet

Langt de fleste virksomheder af en hvis størrelse har et intranet. Det kan være her man finder kantinemenuen, her man samarbejder, eller her man bliver opdateret på kommende produkter og andre nyheder. For manges vedkommende er intranettet dog et sjældent besøgt sted. Måske er det startsiden i browseren, som man hurtigt hopper væk fra for at finde det, man egentlig søger. Måske er det en størrelse man først finder ud af findes efter 3 måneders ansættelse. For at undgå sådanne situationer og for at tiltrække og fastholde ens besøgende, skal man vide lidt om, hvad der er god kommunikation på intranettet.

Men hvad er god kommunikation i det hele taget? Den grundlæggende kommunikationsmodel består af 3 elementer: en afsender, et budskab og en modtager. Afsenderen vil sende et budskab til modtageren - hvorvidt det når igennem, handler om, hvordan budskabet er udformet. Er det formuleret på en sådan vis, at modtageren forstår budskabet? Er det sendt via et medie modtageren har adgang til? Synes modtageren i det hele taget, at budskabet er relevant?

For at opnå god kommunikation på sit intranet, skal man tage højde for denne kommunikationsmodel.

Helt konkret skal man tænke på: 

  1. Hvem er modtageren?
    Modtageren er den typiske bruger, som vil besøge intranettet. Det er væsentligt at overveje hvem de er, da det kan afgøre det sprog, der anvendes og det indhold, der præsenteres på siden. Hvis den typiske bruger er IT kyndig, er det i orden at bruge IT tekniske fagtermer, hvis ikke, skal sproget tilpasses herefter
  2. Hvad vil modtageren på intranettet?
    Når brugeren finder vej ind til intranettet, er det oftest med et specifikt formål. Find ud af hvad dette formål er, så du kan tilpasse forsiden og navigationen herefter. Hvis brugerne går til sitet for at finde en vejledning til opsætning af printer, kan der med fordel være et menupunkt kaldet Vejledninger. 
  3. Hvem er afsenderen?
    Afsenderen er ikke nødvendigvis den samme, som rent faktisk redigerer og ejer intranettet men kan derimod være en afdeling, et fagområde eller ledelsen. Afsenderen på intranettet vil variere alt efter, om det er en nyhed om organisationsændringer, en underside til præsentation af en afdeling eller noget helt tredje. Overvej om modtageren er angivet. Er der en kontaktperson? Står der et forfatterfelt? Hvis modtageren forstår, hvem budskabet kommer fra, hjælper det dem til at forstå budskabet.
  4. Hvad vil afsenderen fortælle modtageren, altså, hvad er budskabet?
    En ting er, hvad modtageren søger på siden, men afsenderen har også et formål. Vil man præsentere en afdeling? Vil man vejlede brugeren eller ønsker man respons og aktivitet fra brugeren? Sidens opsætning og indhold, skal imødekomme det budskab afsenderen ønsker at give modtageren. 

5 gode råd for god kommunikation på intranettet

Med ovenstående overvejelser på plads kan man begynde at skabe en plan for, hvordan intranettet skal bruges som kommunikationskanal. Her kommer 5 gode råd, der kan hjælpe dig og din organisation i mål, med at opnå god kommunikation på intranettet:

  1. Definér målgrupper:
    Kommunikationsmodellens modtager skal gerne være målgruppen for intranettet og dets kommunikation. Hvem er målgrupperne i din organisation? Hvilke roller har de, hvilket sprog tales der, hvad er kulturen? Brug din viden om målgruppen, til at målrette dit intranet. Hvis ens primære målgruppe er engelsksprogede og bruger det meste af deres arbejdstid på farten, skal intranettet selvfølgelig være på engelsk og gøres tilgængeligt på telefonen.
  2. Gør intranettet til organisationens primære kommunikationskanal:
    For overhovedet at tiltrække modtageren og målgruppen, skal der være en forventning om, at intranettet kan give dem relevant og vedkommende information. Det fordrer, at det er her, der fortælles om virksomhedens nyheder, ansættelser, vejledninger m.m. Hvis al kommunikation i stedet foregår på mails, vil intranettet blive et sted man sjældent besøger, fyldt med statisk information. 
  3. Skab vidensdeling:
    En ting er at gøre intranettet til den primære kommunikationskanal, en anden er at gøre det til organisationens foretrukne søgeportal. Hvis medarbejderne ved, at de kan finde de sidste nye oplysninger om barselsorlov, lønforhandlinger, kantinemenu m.m. på intranettet, er der en god chance for, at de selv vil opsøge intranettet. I virksomheder med flere lokationer, måske endda globalt, kan intranettet ydermere være en stor hjælp til at præsentere de forskellige dele af virksomheden for hinanden.  
  4. Prioritér dine budskaber:
    Hvad er de vigtigste budskaber, som modtageren skal have? Sørg for at fremhæve det, der prioriteres højest ved at fange øjet. Anvend farver, billeder, tekststørrelse og lignende. Dette relaterer sig også til, hvordan intranettet tager sig ud mobilt. Det er fint at den meget vigtige nyhed ligger øverst, når man besøger intranettet på computeren, men hvis det rykkes ned på den mobile visning, skal der gøres noget ved teknikken. 
  5. Giv plads til tovejs kommunikation:
    Hvis vi kigger tilbage på den grundlæggende kommunikationsmodel er der stor forskel på, om pilen fra afsender til modtager kun går den ene vej eller også tilbage igen. I dag hvor Facebook kommentarer kan skabe grobund for indlæg i TV Avisen, er folk vant til at tale med. Du og dit intranet kan imødekomme dette ved at åbne op for kommentarer, likes og chat. Social Enterprise Networks som Yammer, kan ligeledes gøres til en del af intranettet.
     
    Vil du være sikker på, at dit intranet er en god og vellykket kommunikationskanal? Så indbyd til lidt to-vejs kommunikation: spørg brugerne.