Tilbage

Den intelligente portal

Kombiner data og indhold fra forskellige kilder og konsolider det i én intelligent portal, som præsenterer indhold og data, som er relevant for dig.

“Information is a flow of messages, while knowledge is created and organized by the very flow of information, anchored on the commitment and beliefs of its holder"

Ikujiro Nonaka, [Nonaka, 1994]

Data og indhold ligger spredt for alle vinde

Mange virksomheder har i dag både SAP og Microsoft software i huset. Der er måske lavet et stort stykke arbejde i at opbygge et SAP Business Warehouse og brugerne har igennem længere tid fået udarbejdet et væld af rapporter. Det er ikke bare lige noget man skal fjerne, bare fordi der lige pludseligt er kommet et nyt rapporteringsværktøj til. Hvert værktøj har sin berettigelse og det samme gælder for det væld af systemer, der findes i en virksomhed. Det er måske bare ikke så hensigtsmæssigt, at en bruger skal lede efter rapporter, dokumenter, viden i flere forskellige systemer og i sidste ende måske selv ende op med sideløbende at bygge en masse rapporter i Microsoft i stedet og faktisk helst i Excel eller Power BI desktop, for det ved man da, hvad er.

Disse rapporter bliver så måske delt på virksomhedens intranet og med lidt held kan de genfindes, hvis søgningen vel at mærke er sat rigtigt op, og hvis man har styr på governance og taxonomi. Ellers vælger rigtigt mange at sende Excel rapporterne til hinanden, eller hvis man har Power BI, kan man også dele rapporten der.

Det bliver bare ikke brugt. Jo måske er der et par stykker, som du vælger at dele Power BI rapporten med. De kigger måske på den et par gange og bygger derefter en selv. Til sidst er rapporter spredt for alle vinde, og ingen ved hvilken rapport, der er gyldig eller hvilke data som er opdateret, så man begynder at ringe rundt til hinanden eller beder sine controllere eller BI afdeling om at lave en ny rapport.

Men hvorfor kan man ikke bare gøre brug af SharePoints søgemotor til at kombinere de mange ”kilder” og præsentere ”data” på en let tilgængelig måde - i én sandhed? Jamen hvorfor lave én sandhed og hvorfor overhovedet indsamle data, indhold, viden ét sted?

Fordi der er brug for videnskabelse, effektivisering og processoptimering

Viden skabes ved den sociale interaktion mellem skjult og eksplicit viden. Denne interaktion foregår på fire måder:

1. Socialisering: Fra tavs viden til tavs viden (socialisering og videnoverdragelse)
Gennem sociale aktiviteter deles erfaringer, mentale modeller og teknisk færdigheder. Nøglen til denne "vidensdeling" er erfaring og foregår gennem imitation og samarbejde.

2. Eksternalisering: Omdanne tavs til eksplicit viden
Gennem eksternalisering artikuleres tavs viden, så den bliver til koncepter, metaforer, analogier, hypoteser eller modeller. Processen igangsættes af dialog og kollektiv refleksion. Externalisering er nøglen til vidensskabelse fordi det er her nye koncepter frembringes.

3. Kombinering: Fra eksplicit til eksplicit
Ved kombinering systematiseres koncepterne i et videnssystem. Systematisering, kombinering, sortering, sammenlægning og kategorisering af eksisterende viden kan føre til ny viden. Formel uddannelse er et eksempel. Kreativt brug af IT og databaser er et godt eksempel.

4. Internalisering: Fra eksplicit til skjult
Gennem internalisering inkarneres eksplicit viden til tavs viden, lige som ved "learning by doing". Erfaringer internaliseres gennem de tre andre måder ind i individernes fælles vidensbase. Dokumentering af eksplicit viden er her væsentlig, både for at viden kan videregives til andre og fordi individet bedre internalisere sin egen viden ved at dokumentere den. Ikke bare tørre facts men også historier og fortællinger, f.eks. om centrale personer, hjælper ligeledes med til at internalisere viden i organisationens kultur.

The Knowledge Creating-Company, Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi.

Brug SharePoint til at understøtte din rapporteringsløsning

Vi ser ofte, at kunder investerer i en SharePoint Enterprise (on premises) men slet ikke er i nærheden af at gøre brug af de muligheder, som faktisk ligger i SharePoint Enterprise. Hvorfor ikke udnytte SharePoints fulde potentiale? Jeg mener stadigt, at hvis kunder blot er interesserede i nyhedsformidling og kantinemenuer, så behøver de ikke en SharePoint Enterprise, det er alt for dyrt i licenser og vedligehold.

Men tænk hvis du kunne lave din SharePoint installation om til en forretningskritisk løsning som faktisk hjalp dig til at udføre dit arbejde mere effektivt? Du ville i langt højere grad blive effektiv og få den nødvendige indsigt i data og processer, som skal til for, at du i sidste ende kan tage den rigtige beslutning. Når jeg siger rigtige beslutning, så er en beslutning ikke blot baseret på data, en beslutning skal tages ud fra flere faktorer, heriblandt tavs og eksplicit viden.

Vi vil gerne indfange så megen tavs viden som muligt og kombinere det med den eksplicitte viden. Og nej, det er stadigt ikke nok kun at kombinere tavs og eksplicit viden, viden skal også formidles til den rigtige, herunder den rigtige målgruppe og type og på det rigtige tidspunkt. Hvordan gør man så det?

Teknologimæssigt er det her SharePoint kommer ind i billedet, men SharePoint kan også bruges til at generere mere ny viden, som i sidste ende faktisk giver værdi, når den igen omdannes til tavs viden og tricker en handling fra den enkelte – og det er denne kontinuerlige proces vi skal hen i.

Fra data til viden

Heriblandt er der naturligvis et dashboard med veldefinerede KPIer eller Pier (Performance indikatorer), men der er også relevante dokumenter, mail korrespondance, dialog omkring et dashboard i en Yammer gruppe, et workflow som har udsendt alerts fordi en KPI er påvej til at blive rød? Måske er der en åbenlys grund til at en kpi er påvej til at blive rød og hvorfor så bruge tid på at ringe rundt til kollegaere og forstyrre dem, når du via en intelligent løsning selv ville få svaret på mindre end et minut? Alt dette kan SharePoint understøtte, SharePoint kan være det central omdrejningspunkt for dit daglige arbejde, din digitale arbejdsplads og der er muligheder for dette ligegyldigt om du er i skyen eller onprem eller måske ude i et hybrid scenarie. Det vigtigste her er blot at vi kombinere data og indhold fra forskellige kilder og konsoliderer det i én løsning som præsenterer det indhold og de data, som er relevante for dig.

Hvordan kan vi hjælpe?
Vores forretningskonsulenter kan hjælpe dig med at kortlægge din virksomheds processer (marketing, salg, service etc.) og forretningsbehov og således opsætte og tilpasse dit intranet og rapporteringsløsning så du bliver mere effektivt i dit daglige arbejde.