I forbindelse med sammenlægningen af 200 forskellige medier under Berlingske Media koncernen blev det klart, at HR-processerne for samtlige medier i koncernen skulle ensrettes og standardiseres for at sikre en mere effektiv organisering af HR-afdelingen i Berlingske Media.

En enkel men ikke ukompliceret proces
Berlingske Media valgte, at tage udgangspunkt i deres eksisterende SharePoint intranetplatform og ProActives HRM Portal til at effektivisere og ensarte ansættelsesprocessen. En proces som umiddelbart forekommer enkel og lige til, men som omfatter mange mindre processer og involverer mange forskellige mennesker i organisationen.

Grundig analyse nødvendig
I tæt samarbejde med ProActives proceskonsulenter har Berlingske Medias projektteam gennemført en grundig analyse af alle de forretningsprocesser, der til sammen udgør ansættelsesprocessen hos Berlingske Media. Det var nødvendigt at få etableret et entydigt udgangspunkt og overblik over hele processen før selve digitaliseringen af processerne kunne sættes iværk.

De største fordele
På spørgsmålet om hvad de største quick wins har været ved løsningen udtaler HR-koordinator Dorte Storm fra Berlingske Media:

”En af de store quick wins har været, at vi f.eks. ikke skal indtaste de samme oplysninger flere gange…, det har vi tidligere brugt meget tid på.”

Hun fortsætter:
”Vi har også fået mulighed for at målrette informationer mod de forskellige modtagere, f.eks. skal lønafdelingen have alle informationer, hvorimod dem der skal lave adgangskort kun skal vide, hvornår vedkommende starter, navn og medarbejdernummer.”

Se hele interviewet med Dorte Storm:

IT Koordinator og Systemadministrator Morten Graae fra Berlingske Shared Servicecenter tilføjer:

"Vi sikrer at relevante data er tilgængelige og skal ikke manuelt fare rundt for at indsamle yderligere oplysninger. Det giver en større ensartethed i håndteringen af medarbejdernes data og dermed større gennemskuelighed for brugerne. Vi kan altid følge med i historikken. Endelig har den faste procedure for ansættelse af ny medarbejder medført, at tingene gøres korrekt."

Næste skridt
Næste skridt er ifølge Dorte Storm, at få set på fratrædelsesprocessen, som ligeledes involverer en masse mindre processer. Gevindsten ved dette projekt forventer Dorte Storm bliver, at de nemt og hurtigt får sat forskellige processer i værk, f.eks. afmelding af telefon, ADSL, stoppe løn og kantinekøb mm.