SharePoint Online Intranet
Nyt SharePoint Online Intranet sikrede på få måneder medarbejdere adgang til opdateret information om virksomhedens skibe, cargo, havneforhold og kontrakter. Samtidig blev den tunge interne e-mail korrespondance erstattet af newsfeeds, diskussionsfora og wiki’s og gav en langt bedre kommunikation end tidligere.
Udfordringen
Med over 80 medarbejdere på fordelt på 13 lokationer og mere end 20 skibe i aktivitet i havne verden over har Scan-Trans informationer nok at holde styr på. I takt med virksomhedens vækst stod det efterhånden klart at den eksisterende videndeling og kommunikation via et ældre intranet, filserver og e-mail ikke var hensigtsmæssig. Virksomhedens IT – chef og HR – chef fik derfor til opgave at finde en ny og mere tidssvarende intranetløsning, der både kunne imødekomme de driftsmæssige behov, men også sikre en bedre kommunikation imellem medarbejdere og ledelse.
Løsningen
Med bistand fra ProActive blev virksomhedens behov analyseret og det stod hurtigt klart, at en hostet SharePoint løsning var det mest optimale og meget økonomisk fordelagtig. Efter yderligere en vurdering af priser, sikkerhed og tilgængelighed valgte virksomheden at abonnere på Microsoft SharePoint Online. Herudover tegnede virksomheden abonnement på Microsoft Live Meeting for at sikre optimal kommunikationsmulighed til virksomhedens kontorer i udlandet.
I løbet af kun 2 måneder blev løsningen implementeret, og giver bl.a. ledelse og medarbejdere følgende muligheder:
- Oversigt over alle skibe med tilhørende visning af position, billeder og dokumenter
- Oversigt over alle claims and recievables
- Fritekstsøgning på alle medarbejdere og kontaktpersoner
- HR–site med oversigt over alle kurser samt tilmeldingformular
- Opdaterede nyheder fra både eksterne kilder samt ledelse og medarbejdere
- Interne Wiki’s til opdatering af manualer og fagudtryk
- Diverse sites til bestyrelse, IT samt de lokale kontorer
SharePoint Online er nemt at arbejde med
Som erfaren it–chef var det ikke uden skepsis, at Jan Jensen-Petersen valgte en hostet løsning hos Microsoft fremfor at have serverne i eget hus:
”Efter lidt trimning af vores bredbåndsforbindelse, har vi været utroligt glade for SharePoint Online, og den tid vi sparer på at vedligeholde egne servere, backup m.m. Forskellene i funktionalitet er minimale, og det er nemt at administre løsningen, tilkøbe licenser samt få teknisk support hos Microsoft. Jeg bruger nu langt mere tid på at tilføje ny funktionalitet end at holde serverne i luften, hvilket er langt bedre for virksomhedens udvikling”
SharePoint Online giver mere tilfredse medarbejdere
For HR–chefen Elisabeth Richard Jensen har erfaringerne med SharePoint også været positive.
”Med de nye muligheder for oprettelse af Wikis, diskussionsfora, kursusoversigter, newsfeeds og RSS er det langt nemmere at holde medarbejderene opdateret og alle har en langt bedre føling med udvikling og trivsel på de enkelte kontorer. Samtidig sparer vi nu en del mails og medarbejderne kan selv udvælge de informationer de vil abonnere på."
Om Scan-Trans
Scan-Trans er et moderne Shippingfirma med hovedsæde i Næstved og kontorer i 13 lande. Virksomheden beskæftiger over 80 medarbejdere og har specialiseret sig i at kunne transportere meget forskellige og individuelle laster.