Multidata bandt skandinavisk organisation sammen med Office Communications Online
For at høste stordriftsfordelene ved at have 750 medarbejdere fordelt på 11 kontorer i Danmark, Norge og Sverige var Multidata nødt til at binde organisationen bedre sammen. Løsningen var Microsofts cloud-baserede Office Communications Online-tjeneste, der gør det nemt at samarbejde og koordinere med kolleger, uanset om man sidder på kontor eller befinder sig i hvert sit land. Desuden var prisen særdeles attraktiv; over tre år er udgiften til OCO pr. medarbejder blot 30 procent af, hvad det ville koste Multidata at etablere og drive en hosted samarbejdsløsning på traditionel vis.
Situation
Knap halvanden million danske lønmodtagere får hver måned lønnen udbetalt ved Multidatas mellemkomst, og virksomheden har gennem mange år været førende indenfor løsninger til håndtering af løn og HR m.m. Men i 2007 købte Multidata branchekollegaen Bluegarden, der er ledende på samme felt i Norge og Sverige. Primo 2011 har koncernen 750 medarbejdere fordelt på 11 kontorer i de tre lande.
"Siden sammenlægningen har vi overvejet, hvordan vi bedst kunne binde organisationen tættere sammen end med blot mail og telefoni. For det er – alle gode intentioner til trods – en reel hindring for samarbejde og fællesskabsfølelse, når man sidder langt fra hinanden," konstaterer chefarkitekt Torben Kofoed Hansen, der beskæftiger sig med intern drift i Multidata.
I den danske del af Multidata havde de 350 medarbejdere gennem en del år anvendt chat og angivelse af presence, hvilket fungerede rigtig godt. Men i længden var det ikke muligt at fortsætte ad dét spor. Dels var de svenske og norske kolleger ikke koblet på samarbejdsløsningen, dels stod virksomheden for helt at skulle pensionere chatværktøjet i forbindelse med en serveropgradering.
"Ønsket var altså at få en helt ny samarbejdsløsning, der også omfattede Norge og Sverige. Imidlertid er vi spredt ud over så mange forskellige domæner og lokationer, at det ville blive urimeligt dyrt og tidskrævende, hvis løsningen skulle implementeres og hostes på traditionel vis," forklarer Torben Kofoed Hansen.
Løsning
Multidata havde gennem længere tid fulgt Microsofts cloudprodukter, herunder samarbejdsprodukterne, ganske nøje. Virksomheden var derfor også hurtig til at prøve Office Communications Online af i mindre skala – et forsøg, der faldt heldigt ud.
"Ideen med Office Communications Online er, at hele værktøjet ligger på Microsofts datacenternetværk ¬– eller i ”skyen”, om man vil. Det gør det nemmere at udbrede på en uensartet infrastruktur som vores, fordi du ikke selv skal drive noget som helst," siger Torben Kofoed Hansen.
Derfor afsøgte han markedet for partnervirksomheder med særlig ekspertise indenfor Microsofts cloudprodukter og fandt i den forbindelse ProActive.
"De konsulenter, vi havde ude fra ProActive, slog mig ret hurtigt som nogle, der havde håndfast erfaring med produkterne. De lirede ikke bare salgsmateriale af, men var det rene med, hvor de typiske faldgruber var i produktet – f.eks. i forhold til, hvordan vi lettest rullede værktøjet ud til et stort antal medarbejdere med mindst mulig besvær. Samtidig havde de nøje kendskab til den aktuelle roadmap og vidste, hvornår der kom nye funktioner på systemet," siger Torben Kofoed Hansen.
Før implementeringen regnede Multidata på de økonomiske konsekvenser af at anvende OCO på abonnementsbasis i forhold til at implementere et hostet samarbejdsværktøj – og her var forskellen ganske betydelig.
"Kigger jeg på vores investering i Office Communications Online over en tre-årig periode, udgør prisen for at anvende tjenesten ca. 30 procent af kostprisen for køb/leje af hardware og licenser, hvis vi skulle have etableret et traditionelt hostet miljø. Det er en ret flot besparelse," siger chefarkitekten.
Fordele
OCO blev rullet ud i midten af 2010 og har hurtigt indtaget en central stilling i de daglige arbejdsrutiner på tværs af den geografisk forgrenede koncern.
"Folk lagde med det samme mærke til OCO, fordi der begyndte at dukke røde, gule eller grønne ”presence”-prikker op ud for mails eller personer på intranettet. Det integrerer jo med SharePoint og Office, så du lynhurtigt kan se, om f.eks. afsenderen af en mail er online eller ej. Det er meget intuitivt, at værktøjet på den måde gør opmærksom på sig selv hele tiden – og vel nok også en af den primære forklaringer på, at kollegerne så hurtigt har taget det til sig," siger Torben Kofoed Hansen.
Han vurderer, at OCO har været med til at binde medarbejderne sammen i en grad, som f.eks. telefon og mail ikke har været i stand til over de forløbne par år.
"Man bliver nemt en smule fremmed for hinanden, når man ikke sidder samme sted. Her er OCO en stor gevinst, fordi værktøjet gør det nemt at komme i kontakt med kolleger på en hurtigere og mere umiddelbar facon, end hvis man skulle sende mails rundt til alle. For eksempel hvis du skal arrangere et møde. Du kan se, om kollegaerne faktisk er til stede lige nu eller ej og slipper for at ulejlige dem, hvis de er optaget. Det er uformelt og effektivt."
Torben Kofoed Hansen vurderer således, at ”OCO er en stærkt medvirkende årsag til, at vi hurtigere har været i stand til at høste nogle af de synergi- og stordriftsfordele, som købet af Bluegarden lagde op til.”
"Vi laver mange projekter sammen på tværs af kontorer og landegrænser, og her spiller OCO en meget stor rolle. Faktisk i en grad, at brugerne for længst er begyndt at efterspørge funktionaliteter som videochat, deling af skriveborde og integrerede telefonopkald, der først kommer midt i 2011," siger han.