Microsoft Online Services giver bedre videndeling og kommunikation med kunder

”I samarbejde med ProActive har vi på meget kort tid implementeret en række nye onlineservice, der gør det langt nemmere og billigere at holde kontakt med vore kunder og dele sagsinformationer.” Kim G. Hansen, Partner

Udfordring
Integra Advokater har specialiseret sig indenfor IT–ret, internetjura og de forretningshold, der gælder for iværksættere. Virksomheden har siden sin start i 2008 lagt vægt på tilgængelighed, handlekraft og udnyttelse af ny teknologi til at begrænse de administrative udgifter.

I takt med en øget tilgang af kunder og nye sager har virksomheden ønsket en mere interaktiv dialog og online udveksling af informationer med klienterne.

Ultimo 2009 fik ProActive til opgave at undersøge mulighederne for at supplere det traditionelle advokat – og mailsystem med nye services, uden at det måtte kræve betydelige investeringer i ny infrastruktur, servere og ekstern bistand til administration og vedligeholdelse.

Løsning
Med Microsoft Live Meeting Online og Communicator Online er kunder og advokater kun et klik fra hinanden og kan spare forgæves telefonopkald, transporttid og kopiering af dokumenter. Videokonferencer med deling af dokumenter og programmer er et godt supplement til almindelige møder, og konferencerne kræver kun internetadgang og et almindeligt webcam. Med Communicator kan kunden og advokaten løbende se hinandens tilgængelighed og blive adviseret automatisk, når der er ledig tid til en samtale eller et møde.

Med SharePoint Online og en række nye templates til sager og kunder, kan advokaterne hurtigt oprette et lukket virtuelt kunderum hvor dokumenter, aftaler og opgaver kan dannes, oploades og deles. Samtidig holder systemet styr på alle dokumentversioner og sender automatisk besked til kunde og advokat, når der er ændringer eller ny sagsinformation.

Med abonnement på Microsoft Online Services er al drift, vedligeholdelse og adminstration af servere overladt til Microsoft for et fast beløb per bruger og kunde per måned og advokaterne kan løbende regulere, hvilke services den enkelte kunde har behov for via et enkelt webinterface.

”Omkostningerne ved etablering af løsningerne hare været minimale og vi kom i gang med de første kunder på under 2 uger”, fortæller advokat Henrik Mansfeldt Witt og fortsætter: ”Vi var allerede i gang med et SharePoint projekt, baseret på WSS 3.0 på egne servere, men har med Sharepoint Online både fået mere funktionalitet , højere sikkerhed og lavere driftsomkostninger.”

Anvendte teknologier og features:

• SharePoint Online tilrettet med sags– og klientrum
• Office Communications Online til ”instant messaging” internt og til udvalgte kunder
• Office Live Meeting til videokonferencer og møder med deling af dokumenter
• Exchange Online til håndtering af mails, kalender, opgaver samt synkronisering med klientrum

Om Integra Advokater
Integra Advokater er stiftet i 2008 af advokat Henrik Mansfeldt Witt og advokat Kim G. Hansen. Begge er erfarne erhvervsadvokater og specialiseret i IT-ret og internetjura, i rettigheder samt i de specielle forretningsforhold, der gælder for iværksættere.