Baggrund
KILROY education sender hvert år tusinder af studerende på udvekslingsophold i hele verden. 

Med kontorer i alle Nordens lande samt Holland har KILROY education haft stadig større udfordringer med at skabe overblik og holde styr på vigtige informationer om den enkelte udvekslingstuderendes ophold. Informationer om hvor den enkelte studerende ønsker at tage på udvekslingsophold, hvilken uddannelsesinstitution, opholdets varighed, hvilke organisationer der er tilknyttet mm. 

Hidtil har KILROY education i de enkelte lande haft 4 forskellige forretningssystemer til at holde styr på dette, hvilket betød at folk skulle trænes op på forskellig vis samt, at det var næsten umuligt at danne sig et overblik over kompleksiteten af de studerendes rejseinformationer på mange forskellige destinationer.

Løsningen
Løsningen på denne udfordring blev et standard CRM system, som er tilpasset KILROY educations behov. ProActive har stået for hele implementeringen af Microsoft CRM 4.0. Et ca. 5 ugers projektforløb har sikret opsætning og tilretningen af standardsystemet. Samtidigt har ProActives konsulentteam sørget for systemets forretningsmæssige forankring i organisationen via workshops og træning. I dag foregår studiekonsulenternes dagligdag inde i CRM platformen.

CRM platformen er tilrettet således, at studiekonsulenterne opererer med dagligdagsbegreber som f.eks. Studerende, Uddannelser, Universiteter og Ansatte.  Denne form for tilpasning er nem med CRM 4.0. Normalt integrerer CRM 4.0 helt ind i Outlook, men da KILROY education anvendte Novell Groupwise, er integrationenen hertil sket via et eksternt add-on produkt.

Samtidigt har CRM platformen sikret at arbejdsgangene i de forskellige lande nu er ens. CRM kan endda hjælpe med at automatisere denne. Det betyder yderligere, at det er nemmere at hjælpe hinanden internt på tværs af landegrænser.

Efter at systemet gik live den 26. juni udtaler den norske projektdeltager Solveig Berge:

”Jeg vil gjerne si at jeg er imponert over, hvordan ProActive har jobbet med oss for å utvikle dette systemet. I har instruert oss på en meget forståelig måte, og vært åpen og fleksibel i forhold til endringer vi ønsker - og samtidig vært klar på hva som ikke går an å få til. Veldig bra!”